Trong quá trình chuyển đổi hệ thống y tế theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hướng đến người bệnh, một trong những yếu tố nền tảng cần được chú trọng là thiết kế cơ cấu tổ chức và hệ thống phân quyền tại các bệnh viện, phòng khám. Đây là nội dung trọng tâm trong quản trị tổ chức – nhưng tại nhiều đơn vị y tế ở Việt Nam hiện nay, mô hình tổ chức vẫn còn mang tính chất truyền thống, phụ thuộc nhiều vào cá nhân lãnh đạo, chưa hình thành hệ thống vận hành minh bạch và hiệu quả.
Nội dung bài viết
Vì sao cơ cấu tổ chức và phân quyền lại quan trọng trong y tế?
Theo Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), năng lực lãnh đạo và quản lý là một trong 6 trụ cột cấu thành hệ thống y tế bền vững. Trong đó, thiết lập cơ cấu tổ chức khoa học và phân quyền hợp lý là điều kiện tiên quyết để đảm bảo sự phối hợp liên ngành, quản trị rủi ro và cải tiến chất lượng dịch vụ.
Một báo cáo của WHO (“Strengthening leadership and management in low-income health systems”, 2007) nhấn mạnh rằng: “Một hệ thống y tế hiệu quả cần có cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân quyền theo năng lực, có giám sát và phản hồi”. Nếu không, tổ chức dễ rơi vào tình trạng quá tải ở cấp lãnh đạo, thiếu chủ động ở cấp triển khai và không có hệ quy chiếu chung cho trách nhiệm công việc.
Tại Việt Nam, Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện (QĐ 6858/QĐ-BYT) cũng yêu cầu cụ thể về sơ đồ tổ chức, phân định chức năng nhiệm vụ, phân quyền điều hành và mô tả công việc tại các tiêu chí A3.1, A3.2, B3.2.
Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức hiệu quả
Tách bạch tuyến quản lý và tuyến chuyên môn
Nhiều bệnh viện tại Việt Nam hiện vẫn đang giao cả công tác điều hành lẫn chuyên môn cho cùng một cá nhân – thường là bác sĩ trưởng khoa. Mô hình này tiềm ẩn rủi ro do thiếu năng lực quản trị và xung đột vai trò. Giải pháp là xây dựng mô hình “ma trận tích hợp” (matrix model), phân chia rõ vai trò:
- Trục điều hành (CEO/COO): Chịu trách nhiệm tổ chức nguồn lực, kế hoạch vận hành, tài chính – hành chính.
- Trục chuyên môn (CMO, trưởng khoa): Quản lý chất lượng chuyên môn, đào tạo, hướng dẫn lâm sàng.
Phân quyền theo cấp – có giới hạn – có kiểm soát
Quyền ra quyết định cần được ủy quyền theo mức độ phù hợp, tránh tình trạng “mọi việc đều xin ý kiến lãnh đạo” hoặc “phân quyền nhưng không có giới hạn trách nhiệm”. Gợi ý mô hình phân quyền:
- Ban Giám đốc: Chiến lược, tài chính, hợp tác, truyền thông.
- Khối điều hành: Điều phối nhân sự, chấm công, kiểm soát quy trình, giám sát KPI.
- Trưởng khoa/phòng: Giám sát chuyên môn, đánh giá nhân sự, tổ chức đào tạo.
- Nhân viên: Chủ động thực hiện công việc theo mô tả nhiệm vụ và quy trình chuẩn (SOP), đề xuất cải tiến nếu phát hiện bất hợp lý.
Việc phân quyền cần được ban hành bằng văn bản, cập nhật định kỳ và gắn liền với hệ thống giám sát thông qua dashboard, KPI hoặc phản hồi 360 độ.
Xây dựng bản mô tả công việc và lộ trình phát triển rõ ràng
Mỗi vị trí cần có bản mô tả chức năng nhiệm vụ cụ thể, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót. Đồng thời, nhân sự cần được biết lộ trình phát triển, điều kiện bổ nhiệm, và tiêu chí đánh giá theo từng cấp bậc.
Hệ quả khi thiếu cơ cấu và phân quyền rõ ràng
- Quyết định chậm trễ, mọi việc đều chờ lãnh đạo xử lý.
- Thiếu trách nhiệm cá nhân, dễ xảy ra tình trạng đùn đẩy.
- Giảm hiệu quả phối hợp liên khoa, quy trình bị gián đoạn hoặc không có người chủ trì.
- Không thể cải tiến, vì không ai đủ thẩm quyền hoặc dám đưa ra đề xuất.
Triển khai thực tế cơ cấu tổ chức và hệ thống phân quyền
Trong các dự án tư vấn mà PMED đã triển khai, việc chuẩn hóa cơ cấu tổ chức đã giúp nhiều cơ sở y tế cải thiện đáng kể hiệu quả vận hành:
- Thời gian phê duyệt kế hoạch, phân công lịch trực giảm trung bình 30–40%.
- Nhân sự tuyến giữa chủ động hơn trong giải quyết sự cố, đề xuất cải tiến.
- Xây dựng được mô hình dashboard quản trị theo tuần – giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ và hiệu suất theo từng khoa/phòng.
Cơ cấu tổ chức và phân quyền không chỉ là sơ đồ – mà là nền móng của một hệ thống y tế hiệu quả. Khi trách nhiệm được phân định rõ ràng, quyền hạn được thiết lập minh bạch và có cơ chế kiểm soát, tổ chức y tế có thể hoạt động chủ động, minh bạch và cải tiến liên tục.
Việc thiết kế lại mô hình tổ chức nên được thực hiện định kỳ (mỗi 3–5 năm), đi kèm đánh giá năng lực, điều chỉnh quy trình và cập nhật mô tả công việc. Đây là điều kiện cần để xây dựng một hệ thống y tế hiện đại – hướng đến chất lượng và an toàn người bệnh.
Tài liệu tham khảo:
- WHO (2007) – Tăng cường lãnh đạo và quản lý trong các hệ thống y tế thu nhập thấp : https://apps.who.int/iris/handle/10665/70187
- OECD (2010) – Cải thiện giá trị trong chăm sóc sức khỏe : https://www.oecd.org/health/health-systems/46508904.pdf
- Bộ Y tế – Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện – QĐ 6858/QĐ-BYT: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/The-thao-Y-te/Quyet-dinh-6858-QD-BYT-bo-tieu-chi-danh-gia-chat-luong-benh-vien-2016-329456.aspx