Tối ưu hóa hoạt động các phòng ban hỗ trợ để nâng cao hiệu quả tổng thể

Vì sao cần tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ trong y tế?

Trong vận hành bệnh viện và phòng khám, các phòng ban hỗ trợ như Hành chính, Nhân sự, Bảo vệ đóng vai trò “hậu cần” nhưng tác động trực tiếp đến hiệu quả chung. Một quy trình hỗ trợ trơn tru giúp giảm chi phí vận hành, nâng cao trải nghiệm bệnh nhân và đảm bảo tuyến lâm sàng hoạt động an toàn.

Theo OECD – Tackling Wasteful Spending on Health (2017), loại bỏ lãng phí vận hành và hành chính là một trong những giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả hệ thống y tế. Việc tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo nền tảng cho cải tiến chất lượng dịch vụ.

5 trụ cột tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ

1. Tinh gọn quy trình hành chính

Một trong những cách hiệu quả nhất để tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ là loại bỏ thủ tục trùng lặp, chuẩn hóa biểu mẫu và áp dụng các nguyên tắc Lean Healthcare.

• Lợi ích: Giảm thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế sai sót giấy tờ, cắt giảm chi phí ẩn.
• Bằng chứng: Các nghiên cứu về Lean trong y tế cho thấy có thể giảm thời gian chờ, cải thiện luồng bệnh nhân và tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành mà không ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ.

2. Tăng cường phối hợp liên phòng ban

Để tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ, cần thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa Hành chính – Nhân sự – Bảo vệ và các khoa phòng.

• Cách làm: Tổ chức các “điểm chạm” giao tiếp cố định, áp dụng quy trình phản hồi nhanh và hệ thống quản lý yêu cầu nội bộ.
• Minh chứng: Nghiên cứu của IHI – Achieving Hospital-wide Patient Flow chỉ ra rằng cải thiện luồng bệnh nhân đòi hỏi sự phối hợp liên chức năng, đặc biệt giữa các phòng ban hỗ trợ và tuyến lâm sàng.

3. Ứng dụng công nghệ quản lý

Công nghệ là chìa khóa trong việc tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ:

• HRM (Human Resource Management): Số hóa hồ sơ, quản lý lịch ca, năng lực và chứng chỉ nhân sự.
• DMS (Document Management System): Quản lý công văn, hợp đồng, đề xuất mua sắm, lưu trữ an toàn và tìm kiếm nhanh chóng.
• Access Control: Kiểm soát ra vào, giám sát an ninh, lưu trữ nhật ký sự kiện.

Thực tế tại Việt Nam:

• Vinmec, FV Hospital, Hoàn Mỹ đã áp dụng HRM để quản lý nhân sự hiệu quả.
• Nhiều bệnh viện lớn sử dụng DMS như MISA AMIS, FPT.eDoc để quản lý hồ sơ nội bộ.
• Access Control được triển khai tại các khu vực nhạy cảm ở Bệnh viện Nhi đồng TP.HCM, Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hải Phòng…

4. Xem xét thuê ngoài dịch vụ phi lâm sàng

Outsourcing các dịch vụ như vệ sinh, an ninh… là một lựa chọn đáng cân nhắc khi muốn tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ.

• Ưu điểm: Giảm chi phí quản lý trực tiếp, tận dụng chuyên môn của đơn vị dịch vụ.
• Lưu ý: Cần quản trị hợp đồng chặt chẽ, đặt tiêu chí chất lượng rõ ràng (KPIs), và có cơ chế giám sát thường xuyên để tránh rủi ro về chất lượng hoặc an toàn.

5. Nâng năng lực “dịch vụ nội bộ” cho đội ngũ hỗ trợ

Đội ngũ hỗ trợ cần được đào tạo bài bản để đóng vai trò đối tác của tuyến lâm sàng, chứ không chỉ là “khối phục vụ”.

• Kỹ năng cần thiết: Giao tiếp, xử lý tình huống, an toàn – bảo mật, làm việc nhóm.
• Minh chứng: Hướng dẫn của IHI nhấn mạnh tầm quan trọng của việc trang bị năng lực dịch vụ nội bộ để tăng hiệu quả phối hợp và cải thiện chất lượng chăm sóc.

Lợi ích khi tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ

• Giảm lãng phí vận hành và chi phí gián tiếp.
• Rút ngắn thời gian chờ và thủ tục cho bệnh nhân.
• Tăng năng suất đội ngũ tuyến đầu.
• Nâng cao an toàn và khả năng tuân thủ quy định.

Kinh nghiệm thực tiễn từ PMED

Với hơn 8 năm kinh nghiệm trong tư vấn quản trị và vận hành y tế, PMED đã triển khai nhiều dự án tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ tại bệnh viện và phòng khám trên toàn quốc:

• Kết quả đạt được: Giảm 15% chi phí vận hành nội bộ, tăng sự hài lòng của nhân viên và rút ngắn 20% thời gian xử lý công việc liên phòng.
• Cách làm: Bắt đầu từ đánh giá thực trạng – xác định điểm nghẽn – triển khai thí điểm – nhân rộng mô hình thành công.

Tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ không chỉ là bài toán nội bộ mà còn là đòn bẩy nâng cao chất lượng dịch vụ y tế. Việc kết hợp giữa tinh gọn quy trình, tăng cường phối hợp, ứng dụng công nghệ, lựa chọn thuê ngoài hợp lý và nâng cao năng lực nhân sự sẽ giúp bệnh viện, phòng khám vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và cải thiện trải nghiệm người bệnh.

Nếu cơ sở y tế của bạn muốn xây dựng lộ trình tối ưu hoạt động các phòng ban hỗ trợ phù hợp, PMED sẵn sàng tư vấn chi tiết dựa trên đặc thù và mục tiêu của đơn vị.