Áp dụng 5S – Bước đầu cho hành trình xây dựng bệnh viện Lean

Khám phá cách 5S trong bệnh viện trở thành nền tảng quan trọng để tiến tới xây dựng bệnh viện Lean, giúp giảm lãng phí, tăng an toàn và nâng cao trải nghiệm người bệnh.

Xây dựng bệnh viện Lean là gì?

Bệnh viện Lean (Lean Hospital) là mô hình quản trị dựa trên triết lý Lean Management, vốn ra đời trong ngành công nghiệp Nhật Bản và đã được ứng dụng rộng rãi trong y tế.

Cốt lõi của xây dựng bệnh viện Lean là:

• Loại bỏ lãng phí trong quy trình vận hành (thời gian chờ, di chuyển không cần thiết, tồn kho vật tư).
  
• Tối ưu dòng giá trị (Value Stream): mọi hoạt động đều hướng đến giá trị cuối cùng cho người bệnh.
  
• Thúc đẩy cải tiến liên tục (Kaizen).
  
• Trao quyền cho nhân viên, khuyến khích mọi người cùng đề xuất giải pháp.
  

Để đạt được Lean toàn diện, bệnh viện cần bắt đầu từ bước căn bản nhưng hiệu quả: 5S trong bệnh viện.

5S là gì?

5S là phương pháp quản lý chất lượng của Nhật Bản, gồm 5 bước:

• Seiri – Sàng lọc: loại bỏ những vật dụng không cần thiết.
• Seiton – Sắp xếp: bố trí khoa học, dễ tìm – dễ lấy – dễ trả lại.
• Seiso – Sạch sẽ: giữ cho nơi làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng.
• Seiketsu – Chuẩn hóa: biến sự ngăn nắp, sạch sẽ thành chuẩn mực chung.
• Shitsuke – Kỷ luật: duy trì 5S hằng ngày, rèn thói quen kỷ luật.

Cốt lõi của 5S trong bệnh viện không phải chỉ là “dọn dẹp”, mà là xây dựng kỷ luật tổ chức và tư duy quản trị tinh gọn.

Tại sao 5S quan trọng với bệnh viện?

Áp dụng 5S trong bệnh viện mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm thời gian: nhân viên dễ dàng tìm kiếm hồ sơ, thuốc men, dụng cụ y tế.
• Nâng cao an toàn: giảm nhầm lẫn thuốc, hạn chế nguy cơ nhiễm khuẩn.
• Giảm chi phí lãng phí: loại bỏ vật tư tồn kho, giảm trùng lặp quy trình.
• Môi trường chuyên nghiệp: không gian sạch sẽ – ngăn nắp giúp nhân viên có tinh thần làm việc tích cực.
• Nền tảng cho Lean: khi 5S đã thành thói quen, bệnh viện sẵn sàng tiến tới các công cụ Lean nâng cao như Kaizen, Value Stream Mapping.

Theo OECD (2017) – Tackling Wasteful Spending on Health, lãng phí hành chính và vận hành chiếm tỷ lệ lớn trong chi phí y tế, và cải tiến quy trình là giải pháp then chốt để nâng cao hiệu quả hệ thống.

Quy trình triển khai 5S trong bệnh viện

Để áp dụng thành công 5S trong bệnh viện, cần có một lộ trình cụ thể:

Bước 1. Khởi động & cam kết

• Ban giám đốc xác định 5S là chiến lược dài hạn, không phải phong trào.
• Thành lập Ban chỉ đạo 5S, phân công rõ trách nhiệm.

Bước 2. Đào tạo & nâng cao nhận thức

• Tổ chức đào tạo toàn bộ nhân viên về ý nghĩa và lợi ích của 5S.
• Giới thiệu ví dụ thực tế: giảm thời gian tìm dụng cụ, cải thiện quy trình cấp phát thuốc.

Bước 3. Thí điểm tại một khoa/phòng

• Chọn khu vực trọng điểm (kho dược, phòng mổ, khoa khám bệnh).
• Thực hiện 5S: sàng lọc – sắp xếp – vệ sinh – chuẩn hóa.
• Đo lường hiệu quả trước và sau thí điểm.

Bước 4. Chuẩn hóa & nhân rộng

• Xây dựng quy trình chuẩn (SOP) cho từng khu vực.
• Nhân rộng sang toàn viện, có bảng hướng dẫn, tiêu chí đánh giá định kỳ.

Bước 5. Giám sát & duy trì

• Ban 5S kiểm tra định kỳ, khen thưởng đơn vị thực hiện tốt.
• Gắn tiêu chí 5S vào KPI và thi đua của nhân viên.

Ví dụ thực tiễn khi áp dụng 5S

• Phòng khám đa khoa: thời gian tìm hồ sơ bệnh án giảm 40% sau 3 tháng áp dụng 5S.
• Kho thuốc bệnh viện: giảm tồn kho 15%, giảm lỗi nhầm thuốc nhờ sắp xếp khoa học.
• Phòng mổ: rút ngắn thời gian chuẩn bị ca mổ, tăng độ an toàn cho người bệnh.

Những kết quả này cho thấy, áp dụng 5S trong bệnh viện có thể tạo ra hiệu quả rõ rệt ngay từ giai đoạn đầu.

Lợi ích lâu dài của 5S đối với bệnh viện Lean

Khi duy trì tốt 5S, bệnh viện đạt được:

• Văn hóa làm việc kỷ luật.
• Nhân viên gắn kết, chủ động cải tiến.
• Hệ thống vận hành ổn định, ít rủi ro.
• Sẵn sàng áp dụng các công cụ Lean nâng cao.

Có thể nói, 5S là bước khởi đầu nhỏ nhưng tạo ra thay đổi lớn, là nền móng vững chắc cho hành trình xây dựng bệnh viện Lean.

Vai trò của PMED trong hành trình Lean

Với hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn quản trị và vận hành y tế, PMED đã đồng hành cùng nhiều bệnh viện và phòng khám trên toàn quốc trong việc:

• Triển khai 5S trong bệnh viện từ thí điểm đến nhân rộng.
• Tái cấu trúc quy trình hành chính – nhân sự – vận hành.
• Xây dựng dashboard theo dõi hiệu quả vận hành.

Kết quả, nhiều cơ sở đã giảm 15–20% chi phí vận hành và cải thiện đáng kể sự hài lòng của nhân viên, bệnh nhân.

Áp dụng 5S trong bệnh viện là bước khởi đầu quan trọng để tiến tới xây dựng bệnh viện Lean – mô hình quản trị tinh gọn, an toàn và hiệu quả. Khi 5S được duy trì bền vững, bệnh viện không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm người bệnh.

Nếu đơn vị của bạn muốn bắt đầu hành trình Lean từ những bước đi đơn giản và hiệu quả, PMED sẵn sàng đồng hành với chương trình 5S được thiết kế riêng cho đặc thù của bệnh viện và phòng khám tại Việt Nam.