Hoạch định & phát triển đội ngũ kế cận cho các vị trí quản lý cấp trung tại bệnh viện

Trong quản trị bệnh viện, ban giám đốc thường được xem là tầng quyết định chiến lược. Tuy nhiên, quản lý cấp trung – bao gồm trưởng khoa, điều dưỡng trưởng, quản lý hành chính, trưởng bộ phận kỹ thuật – mới chính là “xương sống” của vận hành. Họ là cầu nối giữa lãnh đạo cấp cao và đội ngũ nhân viên tuyến đầu, chịu trách nhiệm duy trì chất lượng dịch vụ hằng ngày.

Thách thức đặt ra là: nhiều bệnh viện chưa có chiến lược rõ ràng về hoạch định và phát triển đội ngũ kế cận cho các vị trí này. Khi có sự biến động nhân sự, “khoảng trống lãnh đạo” dễ xảy ra, gây gián đoạn dịch vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến niềm tin bệnh nhân.

Tại sao cần hoạch định đội ngũ kế cận?

1. Đảm bảo tính liên tục trong vận hành

Theo Harvard Business Review, các tổ chức có chương trình kế thừa bài bản giảm đáng kể rủi ro gián đoạn hoạt động khi nhân sự cấp trung nghỉ việc hoặc thuyên chuyển. Với bệnh viện – nơi sự gián đoạn có thể tác động trực tiếp đến an toàn người bệnh – kế thừa nhân sự là yếu tố sống còn.

2. Tăng sự gắn kết & động lực nhân viên

Nghiên cứu của Institute for Healthcare Improvement (IHI) nhấn mạnh: việc phát triển và trao quyền cho nhân sự nội bộ không chỉ cải thiện kết quả lâm sàng mà còn gia tăng sự hài lòng trong công việc. Một nhân viên nhìn thấy cơ hội thăng tiến sẽ cống hiến lâu dài hơn.

3. Đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại

World Health Organization (WHO) khuyến nghị rằng hệ thống y tế bền vững cần có năng lực lãnh đạo ở nhiều tầng, chứ không chỉ tập trung vào cấp cao. Khi cấp trung được phát triển, bệnh viện sẽ có “độ sâu lãnh đạo”, giảm phụ thuộc vào một vài cá nhân.

4. Chuẩn bị cho chuyển đổi & cạnh tranh

Theo Deloitte Human Capital Trends (2020), hơn 50% tổ chức y tế toàn cầu xem “succession planning” (hoạch định kế thừa) là ưu tiên hàng đầu để thích ứng với thay đổi nhân khẩu học, công nghệ và cạnh tranh thị trường.

Thách thức trong hoạch định đội ngũ kế cận

• Thiếu tầm nhìn dài hạn: Nhiều bệnh viện chỉ bổ nhiệm khi “ghế trống”, không có kế hoạch chuẩn bị từ trước.
• Tập trung quá nhiều vào chuyên môn y khoa: Bỏ quên kỹ năng quản lý, giao tiếp, quản trị nhân sự – vốn là yêu cầu thiết yếu với cấp trung.
• Khó khăn trong đánh giá tiềm năng: Một bác sĩ giỏi chuyên môn chưa chắc đã phù hợp với vai trò quản lý khoa.
• Thiếu hệ thống đào tạo & huấn luyện liên tục: Đào tạo thường ngắn hạn, thiếu gắn kết với lộ trình thăng tiến.

Khung hoạch định & phát triển đội ngũ kế cận

Bước 1: Xác định vị trí trọng yếu

• Liệt kê các vị trí quản lý cấp trung ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành (trưởng khoa, điều dưỡng trưởng, trưởng bộ phận hỗ trợ).
• Đánh giá mức độ rủi ro nếu vị trí này bị bỏ trống (impact analysis).

Bước 2: Đánh giá & lựa chọn nhân sự tiềm năng

• Xây dựng tiêu chí kép: chuyên môn y khoa + năng lực quản trị.
• Ứng dụng công cụ đánh giá 360 độ, phỏng vấn năng lực, KPI hiệu suất.

Bước 3: Xây dựng lộ trình phát triển

• Đào tạo chính quy: Quản trị y tế, kỹ năng lãnh đạo, quản lý nhân sự, quản lý rủi ro.
• Luân chuyển vị trí: Giao dự án hoặc vai trò kiêm nhiệm để rèn luyện năng lực thực tế.
• Mentoring & coaching: Ban giám đốc hoặc quản lý giàu kinh nghiệm trực tiếp kèm cặp.

Bước 4: Theo dõi & điều chỉnh

• Đánh giá định kỳ tiến độ phát triển của nhân sự kế cận.
• Điều chỉnh lộ trình phù hợp với nhu cầu vận hành và định hướng chiến lược của bệnh viện.

Kinh nghiệm thực tiễn từ PMED

Trong 8 năm triển khai quản trị – vận hành cho hơn 300 cơ sở y tế tại Việt Nam, PMED nhận thấy:

1. Cần “chuẩn hóa” quy trình kế thừa: Một phòng khám đa khoa ở TP.HCM khi áp dụng khung kế thừa do PMED thiết kế đã giảm 60% rủi ro gián đoạn khi trưởng khoa nghỉ việc.
2. Phát triển năng lực quản lý song song với chuyên môn: Nhiều quản lý cấp trung ban đầu giỏi chuyên môn nhưng yếu quản trị. Khi được huấn luyện kỹ năng lãnh đạo, hiệu suất toàn khoa tăng 20% trong 1 năm.
3. Đặt KPI gắn với kế thừa: Một bệnh viện tuyến tỉnh đã đưa “tỷ lệ nhân sự có kế hoạch kế nhiệm” vào KPI lãnh đạo khoa, tạo động lực tìm và phát triển người kế cận.
4. Ứng dụng mentoring: Khi trưởng khoa trực tiếp làm mentor cho bác sĩ trẻ, sự kế thừa diễn ra tự nhiên, hiệu quả, đồng thời duy trì văn hóa bệnh viện.

Hoạch định và phát triển đội ngũ kế cận cho quản lý cấp trung không chỉ là một hoạt động nhân sự, mà là chiến lược quản trị then chốt để bệnh viện duy trì ổn định, nâng cao chất lượng và phát triển bền vững.

Một bệnh viện có “độ sâu lãnh đạo” sẽ ít phụ thuộc vào cá nhân, giảm rủi ro khi biến động nhân sự và luôn sẵn sàng cho thay đổi.

Câu hỏi đặt ra cho các nhà quản lý y tế: Bệnh viện của bạn đã có khung kế thừa rõ ràng cho các vị trí quản lý cấp trung chưa, hay vẫn ứng phó khi khủng hoảng xảy ra?

PMED đồng hành cùng bệnh viện trong việc thiết kế chiến lược kế thừa nhân sự quản lý cấp trung: từ xác định vị trí trọng yếu, đánh giá nhân sự tiềm năng, xây dựng lộ trình phát triển, đến huấn luyện và triển khai mentoring. Liên hệ ngay để nhận bộ công cụ Succession Planning Framework phù hợp với đặc thù y tế Việt Nam.