Áp dụng quản trị tinh gọn vào quản lý vận hành bệnh viện phòng khám

5 nguyên tắc cốt lõi của quản trị tinh gọn

 

1. Giá trị (Value)

Xác định các giá trị có nghĩa là thấu hiểu thực sự được khách hàng cần gì (mà đôi khi ngay cả họ cũng không biết) và chỉ cung cấp những nhu cầu này của họ.

2. Xác định dòng chảy giá trị

Nguyên tắc tiếp theo liên quan đến việc tìm vạch ra các quy trình và hoạt động cần thiết để đạt được giá trị của sản phẩm/ dịch vụ. Các hoạt động thừa hoặc không cần thiết sẽ được coi là “lãng phí” và phải được loại bỏ khỏi quy trình.

3. Thiết lập quy trình công việc

Sau khi loại bỏ các lãng phí ra khỏi dòng chảy giá trị thì nguyên tắc này sẽ giúp sắp xếp các bước một cách trôi chảy mà không bị gián đoạn hoặc chậm trễ. Ngoài ra, việc loại bỏ những lãng phí vẫn được diễn ra trong nguyên tắc này.

4. Nguyên tắc kéo

Nguyên tắc kéo có nghĩa là tổ chức chỉ tạo ra các sản phẩm/dịch vụ tại thời điểm cần thiết với số lượng cần thiết. Nguyên tắc kéo dựa trên nhu cầu của khách hàng. Tất cả các quy trình cần phải được sắp xếp hợp lý để tránh mất thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

5. Sự hoàn hảo

Theo đuổi sự hoàn hảo là nguyên tắc cuối cùng của hệ thống quản trị tinh gọn, và nó vô cùng quan trọng. Vì ý
nghĩa cốt lõi của quản trị tinh gọn đó là cải tiến quy trình liên tục. Mỗi nhân viên của bệnh viện cần hướng tới sự hoàn hảo trong khi cung cấp sản phẩm/dịch vụ dựa trên nhu cầu của khách hàng.

Áp dụng quản trị tinh gọn vào thực tiễn quản lý vận hành bệnh viện phòng khám tại Việt Nam

 Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, quản trị tinh gọn giúp tạo ra giá trị tối đa cho bệnh nhân bằng cách giảm lãng phí. Lãng phí trong ngành chăm sóc sức khỏe thường được coi là lãng phí thời gian cho bệnh nhân, ví dụ như việc xếp hàng chờ đợi quá lâu.

 Việc triển khai hệ thống quản trị tinh gọn trong tổ chức y tế giúp hợp lý hóa các quy trình, giảm chi phí, nâng cao chất lượng và cung cấp kịp thời các sản phẩm và dịch vụ.

Phương pháp kết hợp quản trị tinh gọn trong quản lý vận hành bệnh viện phòng khám

 Bước 1: Xác định giá trị

Hầu hết các chuyên gia về quản lý áp dụng quản trị tinh gọn trong tổ chức của họ cho rằng một chuyến thăm tích cực đến bệnh viện, trong đó mọi nhu cầu được giải quyết chính là mục tiêu giá trị cuối cùng.

Bước 2: Xác định dòng chảy giá trị

Bước này rất quan trọng để kết hợp quản trị tinh gọn trong ngành chăm sóc sức khỏe. Bản đồ dòng chảy giá trị là một hệ thống xác định mọi bước trong quy trình chăm sóc sức khỏe từ đầu đến cuối, đánh giá “giá trị” của từng nhiệm vụ trong quá trình thực hiện và loại bỏ những công đoạn “lãng phí”. Bạn có thể sơ đồ hóa quy trình này hoặc sử dụng các công cụ về hình ảnh tương tự. Điều bạn cần làm là xác định một cách thực sự cụ thể (ở cấp độ chi tiết) các công việc và hoạt động tạo ra giá trị cho bệnh nhân (ví dụ như quản lý thuốc) cũng như làm nổi bật những gì không tạo ra giá trị (ví dụ như sự chậm trễ do hệ thống hồ sơ y tế điện tử (EHR) quá
tải). Mục tiêu cuối cùng của bước này là xây dựng một quy trình chỉ liên quan đến giá trị, có thể là thông qua việc bỏ sót hoặc sửa chữa, loại bỏ các hoạt động không tạo thêm giá trị và dẫn đến lãng phí.

Bước 3: Thiết lập quy trình công việc

Quy trình chăm sóc sức khỏe sẽ kiểm tra và tối ưu hóa toàn bộ hành trình của bệnh nhân từ khi nhập viện đến khi xuất viện, tạo ra một “luồng” tổng thể hiệu quả hơn. Giai đoạn đánh giá này tối ưu hóa từng bước trong hành
trình của bệnh nhân thông qua việc loại bỏ các hoạt động “lãng phí”. Đối với giai đoạn này, tư duy liên ngành là rất quan trọng. Bạn cần phải tối ưu hóa quy trình của một bộ phận này mà không làm ảnh hưởng đến bộ phận khác.
Đơn vị cấp cứu là trọng tâm chung của việc tối ưu hóa quy trình, vì nó có xu hướng gặp phải các hoạt động có sự lãng phí cao, bao gồm thay đổi nhu cầu của bệnh nhân và các rào cản tiếp nhận (sự chậm trễ trong việc chuyển bệnh nhân từ khu vực cấp cứu đến khu vực nội trú).

 Để thiết lập và tối ưu hóa một quy trình lý tưởng, hãy đặt những câu hỏi sau:

a) Bệnh nhân phải chờ đợi không cần thiết tại những quy trình nào? Ví dụ như quá trình từ xét nghiệm máu đến khi
trả kết quả, hoặc đến khi nhập viện nội trú.
b) Tổng thời gian xử lý trung bình như thế nào?
c) Tình trạng thiếu hụt thường xuất hiện ở đâu và sử dụng những biện pháp nào để giảm thiểu?
d) Làm thế nào để quy trình có thể “trôi chảy”, liền mạch hơn?

 Bước 4: Giữ cho quy trình cân bằng với nguyên tắc kéo

Đối với quản trị tinh gọn trong y tế, “kéo” được hiểu là nhu cầu và hành trình chăm sóc y tế của bệnh nhân từ đầu đến cuối – từ khi bước chân vào bệnh viện cho đến khi bệnh nhân xuất viện. Ngoài việc tuân thủ tất các các bước, những người triển khai quy trình phải luôn ghi nhớ yếu tố “kéo” trong đầu (sản phẩm/ dịch vụ cuối cùng, hoặc sự hài lòng của bệnh nhân).

 Bước 5: Tiếp cận “sự hoàn hảo”

Mặc dù khó khăn, hoặc thậm chí không thể đạt được sự hoàn hảo tuyệt đối trong ngành chăm sóc sức khỏe, “sự
hoàn hảo” sẽ đóng vai trò là một mục tiêu liên quan đến việc hướng tới tạo ra một quy trình tốt nhất có thể.

 Trong quản trị tinh gọn, quy trình “tốt nhất” – tức là quy trình gần với “hoàn hảo” – có thể được hiểu thông qua ba
cột mốc quan trọng.

a) Đầu tiên, “sản phẩm” cuối cùng có phải là sản phẩm tối ưu nhất có thể không, và nếu không, nó có được cải thiện dựa trên việc triển khai trước đó không? Ví dụ, thời gian để xử lý bệnh nhân có giảm so với trước đó không?

b) Thứ hai, tổ chức có giảm thiểu được xuống mức thấp nhất có thể những hoạt động gây “lãng phí” không? Điều này có thể được đánh giá bằng cách kiểm tra việc tối ưu hóa thời gian của nhân viên, việc sử dụng các nguồn lực vật chất (như các công cụ, thiết bị), giải quyết các lỗi sai (ví dụ như thuốc được kê đơn không đúng do chữ viết tay không đọc được) hoặc sản xuất thừa các đồ vật như biểu đồ gắn tường.

c) Thứ ba, hệ thống quy trình có đảm bảo kết quả tốt nhất cho bệnh nhân? Điều này có thể được đo lường bằng việc chi phí của bệnh nhân giảm, và thời gian nằm viện ngắn hơn.

Mặc dù việc triển khai một hệ thống mới dường như là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nhiều bệnh viện nhận thấy rằng học cách kết hợp quản trị tinh gọn trong chăm sóc sức khỏe đang cải thiện kết quả cho cả bệnh nhân cũng như bệnh viện.