Trong vận hành y tế, một trong những sai lầm phổ biến là nghĩ rằng: chỉ cần thiết lập quy trình một lần là đủ. Nhưng thực tế cho thấy, các yếu tố như nhu cầu người bệnh, hành vi nhân viên y tế, quy định pháp lý và công nghệ đều liên tục thay đổi. Nếu hệ thống không được điều chỉnh thường xuyên, chính quy trình vốn dĩ được coi là chuẩn hóa sẽ trở nên lạc hậu – thậm chí gây tắc nghẽn cho hoạt động khám chữa bệnh.
Vì vậy, cải tiến không phải là việc “làm thêm” – mà là một phần thiết yếu trong vận hành y tế hiện đại. Nó cần trở thành một nhịp điệu thường trực, xuyên suốt từ cấp lãnh đạo đến các nhóm nhân sự vận hành. Và một trong những mô hình cốt lõi giúp các cơ sở y tế trên thế giới tổ chức cải tiến một cách có hệ thống chính là PDCA – Plan – Do – Check – Act.
Nội dung bài viết
- 1 PDCA – Mô hình cải tiến liên tục được khuyến nghị bởi WHO và JCI
- 2 Cấu trúc 4 bước của mô hình PDCA
- 3 Cơ sở pháp lý và tính phù hợp với môi trường Việt Nam
- 4 Kinh nghiệm triển khai tại PMED
- 5 PDCA không phải là lý thuyết hàn lâm – mà là công cụ thực tiễn giúp các cơ sở y tế “vận hành có tư duy cải tiến”
PDCA – Mô hình cải tiến liên tục được khuyến nghị bởi WHO và JCI
Theo báo cáo “Quality of Care: A Process for Making Strategic Choices in Health Systems” của Tổ chức Y tế Thế giới (WHO, 2006), mô hình PDCA là một trong những công cụ trọng tâm để đảm bảo và cải tiến chất lượng dịch vụ y tế. PDCA không chỉ giúp phát hiện vấn đề mà còn đưa ra giải pháp cải tiến có hệ thống, có thể đo lường và nhân rộng.
JCI (Joint Commission International) – tổ chức quốc tế về chuẩn hóa bệnh viện – cũng áp dụng mô hình PDCA xuyên suốt trong bộ tiêu chuẩn đánh giá bệnh viện (Hospital Accreditation Standards, 7th Edition). Các tiêu chuẩn từ mục Quản lý chất lượng, An toàn người bệnh đến Hiệu suất vận hành đều yêu cầu các bệnh viện triển khai cải tiến theo chu trình PDCA.
Cấu trúc 4 bước của mô hình PDCA
1. PLAN – Lập kế hoạch cải tiến
Cơ sở y tế cần xác định vấn đề dựa trên dữ liệu thực tiễn: khảo sát hài lòng người bệnh, thời gian chờ khám, tần suất sai sót trong thực hành, tỷ lệ tái nhập viện…
Ví dụ: nếu có phản ánh về thời gian chờ xét nghiệm kéo dài, đội vận hành cần thu thập dữ liệu, phân tích nguyên nhân (thiếu nhân sự, không tối ưu quy trình lấy mẫu…), từ đó đề xuất phương án cải tiến cụ thể.
2. DO – Triển khai thử nghiệm cải tiến
Thay vì áp dụng đại trà, bước này cho phép thử nghiệm quy trình mới trên một phạm vi nhỏ, để hạn chế rủi ro.
Ví dụ: thử áp dụng nhắn tin nhắc lịch tự động cho bệnh nhân đến tái khám, triển khai mẫu checklist an toàn trong tiểu phẫu, ưu tiên tiếp đón người cao tuổi vào khung giờ riêng…
3. CHECK – Đo lường và đánh giá hiệu quả
Bước này cần sử dụng chỉ số rõ ràng để đánh giá kết quả cải tiến. Có thể là:
- Giảm thời gian chờ trung bình từ 45 phút xuống còn 25 phút
- Tỷ lệ hài lòng người bệnh tăng từ 78% lên 90%
- Tần suất sai sót thủ thuật giảm 30%
Những số liệu này là căn cứ để quyết định có nên mở rộng hay điều chỉnh quy trình cải tiến.
4. ACT – Nhân rộng và chuẩn hóa
Nếu thử nghiệm thành công, cần đưa quy trình mới vào SOP chính thức, đào tạo lại toàn bộ nhân sự liên quan và đưa vào đánh giá định kỳ. Trường hợp kết quả chưa đạt kỳ vọng, cần quay lại bước PLAN để điều chỉnh giải pháp.
Cơ sở pháp lý và tính phù hợp với môi trường Việt Nam
Tại Việt Nam, Thông tư 19/2013/TT-BYT do Bộ Y tế ban hành hướng dẫn quản lý chất lượng dịch vụ khám, chữa bệnh có nêu rõ: các bệnh viện cần tổ chức hoạt động cải tiến liên tục, trên cơ sở thu thập ý kiến người bệnh, phân tích sự cố và đánh giá hiệu quả. Mặc dù không gọi tên mô hình PDCA, nhưng các nội dung triển khai đều tương thích với mô hình này.
Các tài liệu đào tạo nội bộ của JICA, WHO, cũng như các hoạt động cải tiến chất lượng tại Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện Nhi Đồng 1… đều lấy mô hình PDCA làm khung triển khai chính.
Kinh nghiệm triển khai tại PMED
Tại PMED, chúng tôi đã đồng hành cải tiến vận hành cho nhiều cơ sở y tế – từ phòng khám đa khoa, chuyên khoa đến hệ thống phòng khám chuỗi. Mô hình PDCA luôn là một trong những nền tảng được ứng dụng đầu tiên, không chỉ ở cấp ban lãnh đạo mà lan tỏa đến từng nhóm nhân viên tuyến đầu.
Một số ví dụ điển hình:
- Cải tiến quy trình tiếp đón bệnh nhân cao tuổi: Giảm thời gian chờ khám từ 40 xuống 18 phút sau 3 tuần thử nghiệm.
- Quản lý kho vật tư y tế theo mô hình ABC-VEN tích hợp mô hình PDCA: Giảm tỷ lệ hao hụt từ 6% xuống dưới 3%.
- Tăng tỷ lệ tái khám sau điều trị tại phòng khám phụ khoa: từ 48% lên 71% sau khi cải tiến hệ thống nhắc lịch và tư vấn sau khám.
Mỗi dự án đều đi kèm bộ KPI theo dõi, review hàng tháng và điều chỉnh nếu cần – đúng với tinh thần “Check – Act” liên tục.
PDCA không phải là lý thuyết hàn lâm – mà là công cụ thực tiễn giúp các cơ sở y tế “vận hành có tư duy cải tiến”
Khi toàn bộ nhân sự cùng vận hành theo nhịp mô hình PDCA, hiệu suất được cải thiện, trải nghiệm bệnh nhân được nâng cao và sai sót được hạn chế ở mức tối thiểu.
Nếu bạn đang tìm cách đưa văn hóa cải tiến vào trong vận hành y tế – hãy bắt đầu với một quy trình đơn giản, áp dụng mô hình PDCA bài bản và đo lường bằng dữ liệu thực tế. Đội ngũ chuyên gia của PMED luôn sẵn sàng hỗ trợ thiết kế quy trình, đào tạo đội ngũ và theo dõi kết quả để đảm bảo cải tiến tạo ra giá trị bền vững.
📚 Tài liệu tham khảo:
- WHO (2006). Chất lượng chăm sóc: Một quy trình đưa ra lựa chọn chiến lược trong hệ thống y tế.
- Thông tư 19/2013/TT-BYT – Hướng dẫn quản lý chất lượng dịch vụ khám, chữa bệnh.
- JCI – Tiêu chuẩn công nhận bệnh viện, Phiên bản thứ 7