“Băng gạc – kim tiêm – găng tay chỉ là vật tư nhỏ” – nhưng lại là điểm thất thoát lớn nhất nếu không được kiểm soát tốt. Đây là thực tế mà không ít bệnh viện và phòng khám đang phải đối mặt.
Theo Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), vật tư tiêu hao chiếm trung bình 10–25% tổng chi phí vận hành bệnh viện, nhưng cũng là nhóm dễ bị thất thoát và lãng phí nhất nếu không có quy trình chuẩn hóa và kiểm soát rõ ràng. (WHO – Health-care equipment and supplies management)
Tại nhiều cơ sở y tế, tồn kho vật tư y tế thường bị lệch giữa hệ thống và thực tế, vật tư hết hạn vẫn còn lưu trong kho, hoặc tệ hơn là sử dụng không có đơn, không gắn với hồ sơ bệnh nhân. Đây là “điểm mù” vận hành cần được giải quyết triệt để.
Nội dung bài viết
Mô hình ABC–VEN: Cách tiếp cận chuẩn hoá tồn kho vật tư y tế
- Phân loại theo chi phí tiêu hao (ABC):
- A – nhóm vật tư có chi phí cao, cần kiểm soát chặt, kiểm kê thường xuyên.
- B – nhóm chi phí vừa, kiểm soát định kỳ.
- C – nhóm giá thấp, sử dụng nhiều, kiểm kê theo đợt.
- Phân loại theo mức độ cần thiết lâm sàng (VEN):
- V – Vital: thiết yếu, sống còn (ví dụ: găng tay phẫu thuật, dây truyền…)
- E – Essential: cần thiết trong đa số quy trình điều trị (bông gạc, cồn sát khuẩn…)
- N – Non-essential: có thể thay thế, không bắt buộc phải tồn kho liên tục.
Khi kết hợp ABC và VEN, cơ sở y tế sẽ xác định được vật tư nào cần kiểm kê kỹ – lưu kho đủ – kiểm soát sử dụng hằng ngày, từ đó xây dựng chính sách tồn kho và kiểm kê hiệu quả hơn.
Chuẩn hóa đầu vào – kiểm soát đầu ra vật tư y tế
Việc nhập – xuất vật tư cần:
- Gắn mã nội bộ, theo dõi theo lô – hạn sử dụng
- Tránh nhập trùng nhãn, hoặc thay thế không kiểm soát (các vật tư tương đương)
- Kết nối giữa kho – điều dưỡng – kế toán trên cùng một phần mềm
Bên cạnh đó, cần có quy trình giao nhận rõ ràng giữa các phòng ban. Mọi phiếu lĩnh, cấp vật tư phải được lưu vết điện tử – đối chiếu được với đơn điều trị hoặc hồ sơ bệnh nhân cụ thể.
Ứng dụng phần mềm theo dõi real-time
Nhiều phòng khám hiện vẫn kiểm kê vật tư y tế bằng tay hoặc file Excel – dễ sai lệch và mất thời gian. Việc ứng dụng phần mềm quản lý vật tư tiêu hao giúp:
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực (real-time)
- Cảnh báo vật tư sắp hết hạn hoặc tồn dưới ngưỡng tối thiểu
- Truy xuất vật tư theo lô, mã bệnh nhân, loại điều trị
- Tích hợp với phần mềm kế toán hoặc phần mềm BHYT
Liên kết sử dụng – Không tách biệt kho – kế toán – điều dưỡng
Một sai lầm phổ biến là coi quản lý vật tư là nhiệm vụ riêng của kế toán hoặc kho. Thực tế, vật tư tiêu hao cần gắn với:
- Đơn điều trị/phiếu thủ thuật từ bác sĩ
- Người sử dụng trực tiếp: điều dưỡng/phụ tá
- Thông tin bệnh nhân cụ thể để đối chiếu BHYT, thanh toán, truy xuất
Việc này đảm bảo vật tư không bị sử dụng thừa, kê thiếu hoặc gây thất thoát do không gắn mã hóa cụ thể.
Kinh nghiệm triển khai thực tế từ PMED
PMED đã đồng hành với nhiều cơ sở y tế – từ spa chuyển đổi thành phòng khám, đến hệ thống chuyên khoa – để xây dựng lại quy trình kiểm soát vật tư y tế.
Trong các dự án đó, PMED luôn xác định 2 KPI then chốt:
- Giảm tỷ lệ hao hụt vật tư xuống dưới 3%
- Tăng tỷ lệ truy xuất chính xác vật tư theo hồ sơ bệnh nhân trên 95%
Các bước triển khai của PMED:
- Khảo sát thực trạng: từ kho – sử dụng – thanh toán
- Thiết kế lại danh mục vật tư theo ABC–VEN
- Chuẩn hóa phần mềm, biểu mẫu & quy trình liên phòng ban
- Đào tạo nhân sự & giám sát hiệu quả thực tế 4–6 tuần
Tại một hệ thống phòng khám tổng hợp tại miền Bắc, sau 2 tháng triển khai cùng PMED:
- Số vật tư tồn kho “nằm chết” giảm 41%
- Kiểm kê thủ công giảm từ 2 ngày xuống còn 1 buổi sáng
- Truy xuất BHYT tăng gấp đôi về tốc độ và độ chính xác
Quản lý vật tư y tế tiêu hao không chỉ là nghiệp vụ kế toán – mà là thước đo vận hành của một cơ sở y tế.
Một hệ thống kiểm soát vật tư chặt chẽ giúp:
- Giảm thất thoát chi phí
- Minh bạch hóa quy trình thanh toán BHYT
- Tăng tính chuyên nghiệp trong điều hành
- Nâng cao độ tin cậy với cả bệnh nhân lẫn cơ quan bảo hiểm
Nếu bạn đang cần xây dựng lại quy trình vật tư tiêu hao hoặc kiểm soát thất thoát hiệu quả – hãy trao đổi cùng đội ngũ PMED – chuyên gia vận hành y tế thực chiến.
Tài liệu tham khảo:
- WHO – Quản lý thiết bị và vật tư chăm sóc sức khỏe
- Thông tư 21/2013/TT-BYT về quản lý thuốc và vật tư y tế
- Pharmacia 69(2):517–525 – Nghiên cứu tại BV Da liễu Cần Thơ về ABC–VEN