Cùng PMED khám phá mô hình quản trị tinh gọn cho bệnh viện cỡ nhỏ, giúp tối ưu nguồn lực, giảm lãng phí nhân sự và nâng cao hiệu quả vận hành theo định hướng Lean Healthcare.
Nội dung bài viết
Thách thức nhân sự trong bệnh viện cỡ nhỏ
Các bệnh viện quy mô nhỏ (50–200 giường bệnh) thường có ưu điểm là gần gũi cộng đồng, dễ tiếp cận người bệnh, nhưng lại đối diện với nhiều thách thức trong quản trị nhân sự:
- Nhân sự hạn chế nhưng khối lượng công việc đa dạng, dẫn đến tình trạng quá tải ở một số khoa, trong khi khoa khác hoạt động kém hiệu quả.
- Chi phí nhân sự chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vận hành, nếu phân bổ không hợp lý sẽ gây lãng phí đáng kể.
- Nhân viên y tế phải kiêm nhiệm nhiều vai trò, làm tăng áp lực và rủi ro sai sót.
Trong bối cảnh này, việc áp dụng mô hình quản trị tinh gọn (Lean Management) là giải pháp mang lại nhiều giá trị.
Quản trị tinh gọn (Lean Management) trong y tế là gì?
Lean Management là triết lý quản trị xuất phát từ Nhật Bản, sau này được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực y tế với tên gọi Lean Healthcare. Cốt lõi của Lean là:
- Loại bỏ lãng phí: từ thời gian chờ, di chuyển, thủ tục giấy tờ, đến việc sử dụng nguồn nhân lực.
- Tập trung vào giá trị cho bệnh nhân: mọi quy trình đều hướng tới trải nghiệm an toàn, thuận tiện, hiệu quả.
- Liên tục cải tiến (Kaizen): khuyến khích mọi thành viên trong bệnh viện đóng góp ý tưởng nâng cao hiệu quả công việc.
Đối với bệnh viện cỡ nhỏ, Lean đặc biệt hữu ích vì cho phép tối ưu nguồn lực giới hạn mà không cần đầu tư lớn.
Nguyên nhân dẫn đến lãng phí nhân sự trong bệnh viện nhỏ
- Quy trình chưa chuẩn hóa: nhân viên mất nhiều thời gian xử lý giấy tờ, trùng lặp thao tác.
- Phân công cứng nhắc: nhân sự bị “đóng khung” trong một vị trí, dẫn đến nơi thừa, nơi thiếu.
- Thiếu công cụ đo lường hiệu suất: ban lãnh đạo khó nắm rõ nhân viên nào đang quá tải, nhân viên nào chưa khai thác hết năng lực.
- Ứng dụng công nghệ hạn chế: nhiều công việc thủ công (nhập liệu, báo cáo) chiếm thời gian của nhân viên y tế.
Giải pháp quản trị tinh gọn để không lãng phí nhân sự
Chuẩn hóa quy trình công việc
Xây dựng sổ tay vận hành nội viện và quy trình chuẩn (SOP) cho từng khoa phòng. Điều này giúp mọi nhân viên làm việc thống nhất, tránh sai sót và giảm thời gian chờ đợi giữa các khâu.
Linh hoạt trong phân công nhân sự
Đào tạo đa kỹ năng để nhân viên có thể hỗ trợ nhiều vị trí khi cần, đặc biệt trong giờ cao điểm. Ví dụ: điều dưỡng có thể hỗ trợ tiếp đón bệnh nhân, nhân viên hành chính hỗ trợ nhập liệu.
Ứng dụng công nghệ quản lý
Hệ thống HIS (Hospital Information System) và LIS (Laboratory Information System) giúp tự động hóa quy trình nhập liệu, quản lý hồ sơ, kết nối dữ liệu. Điều này giảm tải công việc hành chính cho bác sĩ, điều dưỡng.
Đo lường hiệu suất làm việc
Thiết lập KPI cho từng vị trí: số lượng bệnh nhân tiếp đón, ca phẫu thuật hỗ trợ, hồ sơ xử lý trong ngày… Từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh nơi thừa – nơi thiếu.
Văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen)
Khuyến khích nhân viên đề xuất cải tiến trong công việc hàng ngày, dù nhỏ nhất, để loại bỏ lãng phí. Một ý tưởng tiết kiệm vài phút mỗi ca khám, khi nhân lên toàn bệnh viện, có thể tạo hiệu quả rất lớn.
Lợi ích của mô hình quản trị tinh gọn cho bệnh viện cỡ nhỏ
- Tối ưu chi phí nhân sự: giảm lãng phí, sử dụng đúng người – đúng việc.
- Cải thiện chất lượng dịch vụ: bệnh nhân ít phải chờ đợi, trải nghiệm tốt hơn.
- Giảm áp lực cho nhân viên y tế: môi trường làm việc khoa học, phân công hợp lý.
- Tăng tính cạnh tranh: bệnh viện nhỏ có thể hoạt động hiệu quả hơn mà không cần tăng chi phí đầu tư.
Theo báo cáo của OECD (2017) – Tackling Wasteful Spending on Health, lãng phí nguồn lực là một trong những thách thức lớn nhất của y tế toàn cầu, và cải tiến quản trị là giải pháp căn bản để tăng hiệu quả hệ thống.
Với các bệnh viện cỡ nhỏ, thách thức về nhân sự là hiện hữu. Tuy nhiên, thay vì chỉ tập trung vào tuyển thêm người hoặc tăng ca làm việc, mô hình quản trị tinh gọn mang lại hướng đi bền vững: sử dụng nhân sự đúng chỗ, đúng lúc, đúng năng lực.
Quản trị tinh gọn không có nghĩa là cắt giảm nhân sự, mà là phát huy tối đa giá trị của từng cá nhân. Đây chính là chìa khóa để bệnh viện cỡ nhỏ vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm cho người bệnh.