Việc bảo trì trang thiết bị y tế để tối ưu tối ưu hóa vòng đời thiết bị là việc làm cần thiết ở các bệnh viện/phòng khám.
Trang thiết bị y tế ngày nay chiếm tới 40–50% ngân sách đầu tư của nhiều bệnh viện. Chúng không chỉ là công cụ hỗ trợ chẩn đoán và điều trị, mà còn trực tiếp quyết định chất lượng dịch vụ và an toàn người bệnh. Tuy nhiên, một thực tế đáng lo ngại là tại nhiều cơ sở y tế, việc quản lý và bảo trì thiết bị vẫn chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến tình trạng thiết bị hỏng đột xuất, chi phí sửa chữa cao và nguy cơ sự cố y khoa.
Theo World Health Organization (WHO), một tỷ lệ lớn sự cố y khoa trên toàn cầu có liên quan đến việc quản lý thiết bị chưa hiệu quả. Điều này cho thấy: quy trình quản lý và bảo trì thiết bị y tế không chỉ là công việc kỹ thuật, mà là một nhiệm vụ quản trị chiến lược.
Nội dung bài viết
Tại sao quản lý & bảo trì thiết bị y tế lại quan trọng?
1. Bảo đảm an toàn người bệnh
Thiết bị y tế hỏng hóc hoặc sai lệch trong vận hành có thể gây ra chẩn đoán sai, điều trị không hiệu quả, thậm chí gây nguy hiểm trực tiếp đến tính mạng.
2. Giảm thiểu chi phí và rủi ro
Theo các nghiên cứu kỹ thuật lâm sàng, chi phí bảo trì định kỳ chỉ bằng một phần nhỏ so với chi phí sửa chữa khẩn cấp hoặc thay mới thiết bị. Quản lý bài bản giúp giảm rủi ro tài chính cho bệnh viện.
3. Tối ưu hóa vòng đời thiết bị
Một máy chụp CT hoặc hệ thống xét nghiệm tự động có thể kéo dài tuổi thọ thêm 2–3 năm nếu được bảo trì chuẩn, đồng nghĩa với hàng tỷ đồng ngân sách được tiết kiệm.
4. Tuân thủ quy định và tiêu chuẩn quốc tế
Nhiều tiêu chuẩn quản lý chất lượng y tế (ISO 13485, JCI, Bộ Y tế Việt Nam) yêu cầu các bệnh viện phải có quy trình quản lý, kiểm tra và bảo trì thiết bị rõ ràng.
Quy trình quản lý và bảo trì trang thiết bị y tế
Bước 1: Kiểm kê và phân loại thiết bị
- Lập danh mục toàn bộ thiết bị, ghi nhận tình trạng, năm sản xuất, nhà cung cấp.
- Phân loại theo mức độ quan trọng (thiết bị cứu sinh, thiết bị chẩn đoán, thiết bị hỗ trợ).
Bước 2: Lập kế hoạch bảo trì định kỳ
- Thực hiện theo khuyến cáo của nhà sản xuất và tiêu chuẩn kỹ thuật y tế.
- Đặt lịch bảo trì và kiểm định an toàn (calibration, test độ chính xác).
Bước 3: Theo dõi và ghi nhận lịch sử thiết bị
- Mọi sự cố, sửa chữa, thay thế linh kiện phải được ghi lại trong hồ sơ.
- Dữ liệu này giúp phân tích xu hướng hỏng hóc, cải tiến quy trình vận hành.
Bước 4: Đào tạo nhân viên sử dụng đúng cách
- Institute for Healthcare Improvement (IHI) nhấn mạnh: vận hành sai là nguyên nhân phổ biến gây hỏng thiết bị.
- Đào tạo liên tục giúp giảm thiểu lỗi người dùng và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
Bước 5: Ứng dụng công nghệ quản lý (CMMS)
- Hệ thống Computerized Maintenance Management System (CMMS) giúp quản lý tập trung lịch sử, nhắc nhở bảo trì, báo cáo dữ liệu theo thời gian thực.
- Đây là xu hướng quản lý thiết bị y tế tại các bệnh viện hiện đại trên thế giới.
Thách thức trong quản lý thiết bị y tế
- Nhiều bệnh viện còn thiếu đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu, phụ thuộc vào nhà cung cấp.
- Quy trình chưa chuẩn hóa, dẫn đến mỗi khoa/phòng thực hiện khác nhau.
- Thiếu dữ liệu tập trung, khó phân tích xu hướng và ra quyết định đầu tư.
Kinh nghiệm thực tiễn từ PMED
Với hơn 8 năm triển khai quản trị – vận hành y tế cho hơn 300 cơ sở, PMED đã rút ra nhiều bài học:
- Minh bạch và tập trung dữ liệu: Một bệnh viện tư nhân tại Hà Nội sau khi áp dụng hệ thống CMMS do PMED triển khai đã giảm rõ rệt sự cố bất ngờ, nhờ quản lý tập trung toàn bộ lịch sử bảo trì.
- Đào tạo gắn với vận hành: Tại một phòng khám đa khoa, PMED tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên sử dụng máy xét nghiệm. Sau 6 tháng, tỷ lệ lỗi vận hành giảm hơn một nửa, tuổi thọ thiết bị kéo dài thêm 2 năm.
- Quy trình chuẩn hóa: Khi hỗ trợ một bệnh viện tuyến tỉnh, PMED xây dựng SOP (Standard Operating Procedure) cho bảo trì thiết bị. Nhờ đó, chi phí sửa chữa khẩn cấp giảm gần 30% chỉ trong năm đầu tiên.
Quy trình quản lý và bảo trì trang thiết bị y tế là nền tảng để đảm bảo an toàn, duy trì chất lượng dịch vụ và tối ưu ngân sách. Đây không chỉ là công việc kỹ thuật, mà cần được coi là chiến lược quản trị thiết yếu của bệnh viện.
Câu hỏi cho nhà quản lý y tế: Cơ sở của bạn đã có hệ thống quản lý & bảo trì thiết bị bài bản chưa, hay vẫn xử lý theo kiểu “hỏng đâu sửa đó”?
PMED cung cấp giải pháp toàn diện trong quản lý và bảo trì thiết bị y tế: từ xây dựng quy trình chuẩn, triển khai hệ thống CMMS, đào tạo nhân viên, đến hỗ trợ báo cáo và kiểm định định kỳ. Liên hệ để nhận checklist 5 bước quản lý thiết bị y tế an toàn & hiệu quả.