Các bệnh viện luôn phải có nhân viên y tế túc trực bảy ngày một tuần để quản lý tốt các nhu cầu thường lệ và các trường hợp cấp cứu của bệnh nhân. Tuy nhiên, việc duy trì một nguồn nhân lực có tay nghề cao (bác sĩ, y tá và các nhân viên y tế khác) là vô cùng tốn kém.
Trên thực tế, tiền lương thường chiếm đến 50% ngân sách của bệnh viện. Tiền lương này được tính bằng cách xác số giờ bác sĩ/ hoặc điều dưỡng dành cho mỗi bệnh nhân trong ngày. Ví dụ, thời gian cho bệnh nhân của mỗi ngày bác sĩ/ điều dưỡng trong ngày là 6 giờ, trong vòng 100 ngày sẽ là 600 giờ.
Tuy nhiên không phải toàn bộ 600 giờ đó đều là thời gian dành cho bệnh nhân. Các vấn đề như thời gian tải EHR/EMR chậm cho đến việc chờ chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể dẫn đến thời gian nhàn rỗi gia tăng. Điều này có nghĩa là số giờ thực tế dành cho bệnh nhân thấp hơn đáng kể so với 600 giờ. Biểu đồ dưới đây là ví dụ cụ thể cho thấy số giờ thực tế trung bình là 575 giờ so với số giờ yêu cầu là 600. Khoảng cách đó có thể là “thời gian nhàn rỗi”.
“Thời gian nhàn rỗi” này thường được phân loại là “thời gian không hiệu quả” và là một vấn đề lớn đối với các bệnh viện khi họ cố gắng tận dụng tối đa chi phí và nguồn nhân lực.
Thời gian hiệu quả (Productive Time)
Như đã lưu ý ở trên, “thời gian hiệu quả” là thời gian mà một nhân viên dành để điều trị bệnh nhân hoặc cho một nhiệm vụ thực tế nào đó. Lấy ví dụ, chăm sóc bệnh nhân, tiến hành xét nghiệm máu tại giường, cho dùng thuốc và các công việc thiết yếu khác được coi là thời gian hiệu quả, hay việc bác sĩ làm sạch dụng cụ phẫu thuật chẳng hạn như đen pha và các dụng cụ khác cũng là thời gian hiệu quả.
Một khoảng cách đáng kể giữa số giờ cần thiết và số giờ thực tế sẽ là vấn đề tương đối nghiêm trọng. Trong môi trường chăm sóc sức khỏe, nhân viên đòi hỏi cần lao động trí óc rất nhiều. Vì vậy, nguy cơ căng thẳng, trầm cảm, kiệt sức và giảm doanh thu là rất cao. “Khoảng các giờ làm việc” có thể làm nghiêm trọng thêm điều đó và dẫn đến các vấn đề khác về năng suất trong bệnh viện.
Thời gian không hiệu quả
Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, “thời gian không hiệu quả” bao gồm tất cả các giờ làm việc ngoài giờ được trả lương, chẳng hạn như kỳ nghỉ hoặc ngày lễ, nghỉ ốm, đào tạo phát triển nhân viên, đào tạo về thiết bị mới và thời gian nhàn rỗi.
Đối với nhóm thời gian không hiệu quả thì “thời gian nhàn rỗi” được coi là vấn đề đáng quan tâm nhất đối với bệnh viện. Trong thời gian đó, các bác sĩ không làm việc và bệnh nhân cũng không được điều trị, nhưng bệnh viện vẫn phải chịu chi phí cho những “hoạt động” này.
Thời gian nhàn rỗi này bao gồm các hoạt động “dư thừa”, chẳng hạn như một bác sĩ đang chờ một bác sĩ khác, hoặc đang làm các công việc không đạt được bất kỳ giá trị nào đối với yêu cầu dành cho họ.
Cách xử lý thời gian không hiệu quả
Nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên y tế dành thời gian không hiệu quả hoặc nhàn rỗi cho các hoạt động không tạo ra bất cứ giá trị nào cho bệnh viện, ví dụ như lướt web trong thời gian rảnh rỗi.
Báo cáo cho thấy rằng trung bình một công ty sẽ mất 3.5 giờ mỗi tuần để sử dụng điện thoại thông minh (đây là báo cáo của nước ngoài, con số tại Việt Nam sẽ lớn hơn rất nhiều), ngay cả nhân viên y tế cũng không tránh khỏi việc lạm dụng các thiết bị cá nhân của họ.
Just in time: Chiến lược để tối ưu hóa thời gian không hiệu quả
Mặc dù ban đầu, chiến lược này được triển khai trong lĩnh vực sản xuất, hệ thống quản lý “Just in time” ngày càng được áp dụng rỗng rãi vào lĩnh vực chăm sóc sức khỏe để tối ưu hóa thời gian không hiệu quả.
Hệ thống Just in time (JIT) liên quan đến triết lý sản xuất những gì được yêu cầu, khi được yêu cầu, và không có sự dư thừa. Đối với bệnh viện, điều này có nghĩa là điều chỉnh số giờ làm việc thưc tế với số giờ được yêu cầu càng chặt chẽ càng tốt.
Ví dụ, thay vì chờ một bác sĩ khác hỗ trợ tải hệ thống EHR/EMR, và sau đó đẩy bác sĩ kia đang chờ vào thời gian nhàn rỗi, thời gian đó có thể được dành cho việc xem các video đào tạo về EHR/EMR.
Bác sĩ nhàn rỗi không chỉ học cách sử dụng hệ thống, mà trong tương lai, họ sẽ không phải dành thời gian chờ hỗ trợ trên hệ thống đó nữa. Lúc đầu mặc dù có thể phát sinh thêm một chút thời gian nhàn rỗi, tuy nhiên với việc xem các video đào tạo (thay vì Facebook), vấn đề tiêu cực đó sẽ bị loại bỏ khỏi các tình huống tương tự trong tương lai.
Kiểm tra các công cụ
Bạn có thể giảm thời gian nhàn rỗi thông qua đào tạo vào cố gắng giảm thiểu các hoạt động không liên quan đến công việc. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải chú ý đến các công cụ của bệnh viện, chẳng hạn như đèn pha phẫu thuật. Thời gian nhàn rỗi cũng có thể là kết quả của việc thiết bị không hoạt động, chờ nguồn cung mới và thời gian vệ sinh.
Nguồn: bfwinc