Tối ưu hóa quy trình thanh toán và thủ tục ra viện: Giải pháp công nghệ và cải tiến vận hành

Vì sao cần tối ưu quy trình thanh toán và thủ tục ra viện?

Quy trình thanh toán và thủ tục ra viện là một trong những điểm chạm cuối cùng trong hành trình trải nghiệm của người bệnh tại các cơ sở khám chữa bệnh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, đây cũng là khâu thường xuyên gây bức xúc, quá tải và làm giảm mức độ hài lòng, đặc biệt tại các bệnh viện tuyến huyện hoặc cơ sở y tế chưa chuẩn hóa quy trình.

Theo một khảo sát từ Bộ Y tế trong năm 2022 (trích báo cáo Cải tiến chất lượng bệnh viện – Cục Quản lý khám chữa bệnh), thời gian trung bình từ lúc bác sĩ ra y lệnh cho đến khi người bệnh hoàn tất thủ tục ra viện thường kéo dài trên 2 giờ – trong đó gần 60% thời gian bị “kẹt” ở khâu thanh toán và chờ in, ký các loại giấy tờ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số y tế đang diễn ra mạnh mẽ, các cơ sở y tế không thể vận hành bằng các quy trình thủ công, tách rời. Chính vì vậy, trong những lần hợp tác cùng các cơ sở y tế, PMED luôn nhấn mạnh: Việc tối ưu hóa quy trình ra viện không chỉ là cải thiện một khâu, mà là nút thắt chiến lược quyết định hiệu suất toàn viện.

Bộ Y tế đã đưa ra tiêu chuẩn gì?

Theo Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện Việt Nam – Tiêu chí C8.3, các cơ sở khám chữa bệnh bắt buộc phải:

• Công khai quy trình ra viện rõ ràng, minh bạch
• Hướng dẫn người bệnh dễ hiểu, dễ tiếp cận
• Đảm bảo thời gian hoàn thành thủ tục ra viện hợp lý, không gây phiền hà
• Có đánh giá định kỳ mức độ hài lòng người bệnh khi ra viện

Việc này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho các bệnh viện, phòng khám: chuyển từ quy trình thủ công sang hệ thống tích hợp và quản lý liên thông.

4 giải pháp công nghệ & cải tiến vận hành hiệu quả

1. Số hóa toàn bộ luồng ra viện

Tích hợp các hệ thống quản lý thông tin (HIS, EMR, LIS, PACS) để đồng bộ dữ liệu nội trú, cận lâm sàng, thuốc sử dụng, chẩn đoán, y lệnh ra viện, xét nghiệm còn lại… Việc liên thông giúp phòng thanh toán không phải “truy lục giấy tờ” từ các khoa.

*Lợi ích: Giảm sai sót, tăng tốc xử lý dữ liệu và hạn chế tình trạng “chạy đi chạy lại” giữa các phòng ban. 

 

2. Tự động hóa kiểm tra viện phí

Xây dựng hệ thống kiểm soát viện phí theo luật BHYT (tự động rà các mục trùng lặp, chi phí ngoài danh mục, thuốc kê vượt liều…). Các PMS hiện đại cho phép cài đặt luật kiểm tra giúp phát hiện bất thường sớm và đưa ra cảnh báo xử lý.

• Lợi ích: Giảm khiếu nại, rút ngắn thời gian duyệt hồ sơ thanh toán và giảm rủi ro bị từ chối thanh toán từ BHXH.

3. Tổ chức mô hình “Một cửa ra viện”

Thay vì người bệnh phải lần lượt đi từng bộ phận (bác sĩ – BHYT – dược – hành chính…), quy trình được gom lại thành một chuỗi liên hoàn và có bộ phận điều phối ra viện phụ trách.

*Lợi ích: Tránh trùng lặp thông tin, cắt giảm thời gian chờ đợi không cần thiết, nâng cao trải nghiệm người bệnh.

4. Hệ thống dashboard & đánh giá hiệu quả

Xây dựng dashboard thống kê theo dõi theo tuần/tháng:

• Tổng số lượt ra viện
• Thời gian xử lý trung bình
• Tỷ lệ khiếu nại/hoàn trả hồ sơ
• Bộ phận thường xuyên gây chậm trễ

*Lợi ích: Giúp Ban giám đốc ra quyết định điều chỉnh kịp thời và có dữ liệu để đánh giá cải tiến liên tục.

Kinh nghiệm triển khai quy trình thanh toán và thủ tục ra viện từ PMED

Tại PMED, chúng tôi đã đồng hành cùng nhiều bệnh viện tuyến huyện và phòng khám tư nhân trong việc cải tiến quy trình ra viện – đặc biệt trong bối cảnh sau sáp nhập chính quyền hai cấp, khi bộ máy quản lý có sự thay đổi.

Quy trình 4 bước PMED triển khai bao gồm:

1. Rà soát toàn bộ luồng thông tin & nhân lực liên quan đến ra viện
2. Thiết kế SOP chuẩn theo mô hình thực tế của đơn vị
3. Tích hợp PMS hoặc các module HIS sẵn có để liên thông dữ liệu
4. Đào tạo đội ngũ tiếp nhận – kế toán – dược – điều phối ra viện để vận hành đồng nhất

Kết quả ghi nhận:

• PMED giúp rút ngắn thời gian ra viện còn dưới 60 phút
• Giảm 80% lỗi kê sai thuốc, thu sai viện phí
• Tăng 25% mức độ hài lòng người bệnh đo lường qua khảo sát tháng

Trong quản trị y tế hiện đại, ra viện không chỉ là thủ tục hành chính, mà là một phần trong hành trình trải nghiệm người bệnh. Cải tiến tại khâu này giúp cải thiện niềm tin, hiệu suất giường bệnh và năng lực cạnh tranh thực sự cho các cơ sở y tế.

Nếu bạn đang quản lý một bệnh viện hoặc phòng khám, đã đến lúc tái cấu trúc quy trình thanh toán và thủ tục ra viện bằng cách tiếp cận hiện đại và có hệ thống.

Liên hệ với PMED để được tư vấn cải tiến quy trình vận hành tổng thể – từ tiếp đón, khám – đến ra viện!

🔖 Nguồn tham khảo:

• Bộ Y tế Việt Nam – Quyết định 6858/QĐ-BYT
• HIS Interoperability in Healthcare – WHO Guidelines 2022