Tối ưu thời gian của nhân sự trong quản lý bệnh viện phòng khám

Các bệnh viện luôn phải có nhân viên y tế túc trực bảy ngày một tuần để quản lý tốt các nhu cầu hằng ngày và các trường hợp cấp cứu của bệnh nhân. Tuy nhiên, việc duy trì một nguồn nhân lực có chuyên môn cao (bác sĩ, y tá và các nhân viên y tế khác) là vô cùng tốn kém. Trên thực tế, quỹ lương thường chiếm đến 50% ngân sách của bệnh viện. Quỹ lương này được tính bằng cách xác định số giờ bác sĩ/ hoặc điều dưỡng dành cho mỗi bệnh nhân trong ngày.

Ví dụ, thời gian cho bệnh nhân của mỗi ngày bác sĩ/ điều dưỡng trong ngày là 6 giờ, trong vòng 100 ngày sẽ là 600 giờ. Tuy nhiên trên thực tế, không phải toàn bộ 600 giờ đó đều là thời gian dành cho bệnh nhân. Các vấn đề như thời gian tải EHR/EMR chậm cho đến việc chờ chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể dẫn đến thời gian nhàn rỗi gia tăng.

Điều này có nghĩa là số giờ thực tế dành cho bệnh nhân thấp hơn đáng kể so với 600 giờ. Biểu đồ dưới đây là ví dụ cụ thể cho thấy số giờ thực tế trung bình là 575 giờ so với số giờ yêu cầu là 600. Khoảng cách đó có thể là “thời gian nhàn rỗi”.

“Thời gian nhàn rỗi” này thường được phân loại là “thời gian không hiệu quả” và là một vấn đề lớn đối với các bệnh viện khi họ cố gắng tận dụng tối đa chi phí và nguồn nhân lực.

1. Thời gian hiệu quả

Như đã lưu ý ở trên, “thời gian hiệu quả” là thời gian mà một nhân viên dành để điều trị bệnh nhân hoặc cho một công việc thực tế nào đó. Ví dụ như việc chăm sóc bệnh nhân, tiến hành xét nghiệm tại giường, cho dùng thuốc và các công việc thiết yếu khác được coi là thời gian hiệu quả.

Một khoảng cách đáng kể giữa số giờ cần thiết và số giờ thực tế sẽ là vấn đề tương đối nghiêm trọng. Trong môi trường chăm sóc sức khỏe, nhân viên đòi hỏi cần lao động trí óc rất nhiều. Vì vậy, nguy cơ căng thẳng, trầm cảm, kiệt sức và giảm doanh thu là rất cao. “Khoảng các giờ làm việc” có thể làm nghiêm trọng thêm điều đó và dẫn đến các vấn đề khác về năng suất trong bệnh viện.

2. Thời gian không hiệu quả

Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, “thời gian không hiệu quả” bao gồm tất cả các giờ làm việc ngoài giờ được trả lương, chẳng hạn như kỳ nghỉ hoặc ngày lễ, nghỉ ốm, đào tạo phát triển nhân viên, đào tạo về thiết bị mới và thời gian nhàn rỗi.

Đối với nhóm thời gian không hiệu quả thì “thời gian nhàn rỗi” được coi là vấn đề đáng quan tâm nhất đối với bệnh viện/phòng khám. Trong thời gian đó, các bác sĩ không làm việc và bệnh nhân cũng không được điều trị, nhưng bệnh viện vẫn phải chịu chi phí.

Thời gian nhàn rỗi này bao gồm các hoạt động “dư thừa”, chẳng hạn như một bác sĩ đang chờ một bác sĩ khác, hoặc đang làm các công việc không đạt được bất kỳ giá trị nào đối với yêu cầu dành cho họ.

3. Cách xử lý thời gian không hiệu quả

Nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên y tế dành thời gian không hiệu quả hoặc nhàn rỗi cho các hoạt động không tạo ra bất cứ giá trị nào cho bệnh viện, ví dụ như lướt web, facebook, zalo… trong thời gian rảnh rỗi.

Báo cáo cho thấy rằng trung bình một công ty sẽ mất 3.5 giờ mỗi tuần để sử dụng điện thoại thông minh (đây là báo cáo của nước ngoài, con số tại Việt Nam sẽ lớn hơn rất nhiều), ngay cả nhân viên y tế cũng không tránh khỏi việc lạm dụng các thiết bị cá nhân của họ. Sau đây là một số cách xử lý thời gian không hiệu quả:

Phương pháp 1: Lên kế hoạch cho mọi thứ, kể cả điều nhỏ nhất

Một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý thời gian hiệu quả hướng dẫn nhân viên ghi lại danh sách các công việc cần làm cũng như lên kế hoạch cho mỗi công việc cần thực hiện.

Tất cả công việc từ nhỏ nhất đều nên được ghi ra thành một danh sách. Kèm theo đó là kế hoạch thực hiện công việc đó vào lúc nào, trong thời gian bao lâu. Một lịch trình công việc đầy đủ sẽ tránh được việc bỏ sót công việc và kế hoạch chi tiết sẽ giúp nhân viên hoàn thành đúng như những gì đã đề ra. Từ thực tế, nhân viên cũng sẽ rút ra được kinh nghiệm để có kế hoạch chính xác hơn.

Phương pháp ma trận Eisenhower của cố tổng thống Mỹ dựa trên 2 đặc tính của công việc: quan trọng và khẩn cấp. Hãy phân loại và sắp xếp các công việc ra theo các nhóm:

a) Nhiệm vụ phải làm ngay lập tức: Khẩn cấp và quan trọng
b) Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch để làm: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
c) Nhiệm vụ có thể bàn giao cho người khác: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
d) Nhiệm vụ có thể loại bỏ: Không khẩn cấp cũng không quan trọng

Dựa trên các nhóm công việc đã phân loại mà nhân viên có thể sắp xếp các công việc một cách hợp lý và có hướng giải quyết tối ưu, tiết kiệm thời gian nhưng mang lại hiệu quả cao.

Phương pháp 2: Phân chia công việc và đặt ra giới hạn lớn hơn cho nhân viên

Phân loại công việc ra thành: Việc trong mô tả công việc và việc ngoài mô tả công việc. Chúng ta có thể giảm thời gian nhàn rỗi bằng việc củng cố thêm các công việc khác ngoài mô tả công việc hoặc những việc giúp nâng cao thêm chuyên môn như tự học, hỗ trợ các bộ phận khác, nâng cao chuyên môn thông qua đào tạo, đặt cho bản thân một giới hạn mới cao hơn…

Việc chủ động gợi ý cho nhân viên cách thức làm việc hơn cả mong đợi, khuyến khích động viên nhân viên phát huy các kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tư vấn hay kỹ năng xây dựng mối quan hệ với bệnh nhân, người nhà bệnh nhân, cũng góp phần giúp cho “thời gian không hiệu quả” bị triệt tiêu dần, hiệu quả công việc tốt hơn.