Trong môi trường làm việc tại phòng khám việc nâng cao năng suất làm việc của nhân sự là một phần quan trọng giúp phòng khám vận hành hiệu quả hơn. Đồng thời, việc tăng cường hiệu suất làm việc còn giúp việc chất lượng dịch vụ phòng khám tốt hơn đem lại sự hài lòng cho bệnh nhân. Cùng PMED tìm hiểu cách quản lý phòng khám hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm việc của nhân sự nhé.
Nội dung bài viết
Tối ưu hóa quy trình làm việc phòng khám
Việc phân tích và tối ưu hóa quy trình làm việc là bước đầu tiên để quản lý phòng khám hiệu quả. Quá trình này yêu cầu người chủ phòng khám phải lên kế hoạch, xem xét cách thức tiếp cận với khách hàng, quy trình phục vụ và các quy trình khám chữa bệnh, điều trị để đảm bảo sự hiệu quả và linh hoạt.
Bên cạnh các yếu tố về chuyên môn khám và chữa bệnh của phòng khám. Để thực hiện được tốt việc quản lý vận hành phòng khám, người quản lý cơ sở phòng khám cần thực hiện:
– Phân tích quy trình làm việc hiện tại: Xác định các vấn đề còn tồn tại trong quy trình làm việc của các bộ phận, nhân sự, y bác sĩ
– Đề xuất và triển khai phương án cải thiện: Dựa trên các vấn đề trên, phải đề xuất và đưa ra các biện pháp để tối ưu hóa quy tình làm việc. Các biện pháp có thể sử dụng như tái cấu trúc thứ tự công việc, cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận, áp dụng phần mềm quản lý,…
– Đo lường và theo dõi tính hiệu quả: Thiết lập các chỉ số để đo lường hiệu quả công việc của từng bộ phận và nhân sự.
Đào tạo và phát triển nhân lực, y bác sĩ
Đầu tư vào việc đào tạo, phát triển năng lực cho nhân sự là một trong những cách quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc. Bằng cách cung cấp, cập nhật kiến thức mới về y học, đào tạo thêm các kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, sẽ giúp người nhân sự tự tin hơn trong công việc. Từ đó, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc bệnh nhân, đem đến cho khách hàng trải nghiệm chuyên nghiệp và nâng cao uy tín thương hiệu phòng khám.
Để triển khai kế hoạch đào tạo và phát triển năng lực nhân sự, các phòng khám cần thực hiện:
– Tìm hiểu nhu cầu đào tạo: Khảo sát tìm hiểu nhu cầu cải thiện kỹ năng của nhân sự (giao tiếp, y khoa, nghiệp vụ y tế, xử lý tình huống, pháp lý,…)
– Mở/Đăng ký chương trình đào tạo: Lựa chọn 1 – 2 kỹ năng được phần lớn nhân sự lựa chọn để mở lớp hoặc đăng ký chương trình đào tạo
– Theo dõi tiến độ và đánh giá sau đào tạo: Thu thập phản hồi từ nhân viên để cải thiện chương trình đào tạo trong tương lai và đánh giá tính hiệu quả.
Sử dụng công nghệ vào quy trình làm việc tại phòng khám
Việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp người chủ quản lý phòng khám hiệu quả hơn mà còn giúp các nhân sự tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lưu trữ giấy tờ và nâng cao hiệu suất làm việc. Có thể áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự, vật tư, tài chính,…
Phân công và xác định trách nhiệm của các bộ phận rõ ràng
Đối với các phòng khám tư nhân thường gồm các bộ phận như: bác sĩ điều trị, y tá – điều dưỡng, kỹ thuật viên, sales, marketing, IT,… Với mỗi nhân viên ứng với những bộ phận khác nhau cần phải xác định rõ nhiệm vụ được phân công phù hợp và chính xác. Điều này giúp tránh nhầm lẫn, mất thời gian và nâng cao được quyền lợi cũng như trách nhiệm của họ.
Bên cạnh đó người chủ, quản lý phòng khám phải xác định được nhiệm vụ, vai trò của từng bộ phận và nhân viên trong bộ phận đó. Đảm bảo các nhân viên điều hiểu rõ mục tiêu và nguyện vọng trọng công việc của họ. Sau đó, tiến hành phân công công việc dựa trên năng lực và kinh nghiệm của nhân sự để đảm bảo hiệu suất tốt nhất.
Sau định kỳ 3/6/12 tháng làm việc, người quản lý cấp trung phải đánh giá được hiệu suất làm việc của các nhân viên thông qua các chỉ số được xây dựng. Tiếp đó tiến hành báo cáo tới người chủ phòng khám để có kế hoạch khen thưởng, phê bình hoặc xử phạt khi cần thiết.
Tạo môi trường làm việc thuận lợi
Với một môi trường đòi hỏi tính “chính xác” như phòng khám bệnh bệnh thường được đánh giá là khá “Khô khan” nhưng để đạt được hiệu quả không thể bỏ qua việc xây dựng môi trường thân thiện tích cực. Việc này sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn và nâng cao được hiệu suất làm việc. Ví dụ như cần đảm bảo phòng khám có đủ ánh sáng tự nhiên, không gian thoải mái và tiện nghi cần thiết cho nhân sự.
Chủ phòng khám cần đảm bảo các quyền lợi về lương, thưởng, phúc lợi, vui chơi, cơ hội thăng tiến,… để nhân sự yên tâm thực hiện các công việc. Điều này có giúp gắn kết thêm tình đồng nghiệp và giúp nhân sự trung thành khi làm việc tại phòng khám của bạn.
Bên cạnh đó phòng khám cũng nên khuyến khích sự hợp tác và giao lưu mở cửa giữa các thành viên trong các bộ phận để tạo môi trường làm việc mà mọi người cảm thấy được tôn trọng, tự tin thể hiện năng lực, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ của phòng khám.
Tạo môi trường làm việc thân thiện, thuận lợi là cách quản lý phòng khám hiệu quả, dễ thực hiện, tuy nhiên cần thường xuyên và liên tục để đảm bảo hiệu quả.
Thu thập ý kiến nhân sự
Cuối cùng, các phòng khám hãy luôn lắng nghe ý kiến phản hồi từ: nhân viên, bệnh nhân để cải thiện quy trình làm việc của phòng khám. Nên tổ chức các cuộc họp định kỳ để thảo luận về các vấn đề, mục tiêu đạt được và tìm kiếm các giải pháp khắc phục vấn đề nếu có.
Tạo cơ hội mở cho nhân viên để chia sẻ ý kiến và phản hồi của họ. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc mà mọi người cảm thấy được nghe và được đánh giá. Từ đó họ sẽ nâng cao năng suất và tạo ra được môi trường làm việc văn minh, mạnh mẽ và đoàn kết.
Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn quản lý phòng khám hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm việc của nhân sự. Việc quản lý phòng khám hiệu quả hay không? đòi hỏi người đứng đầu phải có sự sáng tạo, liên kết được các bộ phận và có kế hoạch rõ ràng. Bằng cách áp dụng các phương pháp được hướng dẫn trên, bạn có thể tạo ra được một môi trường làm việc tích cực và nâng cao năng suất làm việc từ đó cải thiện được chất lượng dịch vụ của phòng khám.