Giải pháp nào Quản trị rủi ro trong lĩnh vực y tế?

Quản trị rủi ro trong lĩnh vực y tế là gì?

Quản trị rủi ro trong y tế bao gồm các hệ thống, quy trình và báo cáo về y tế/ hành chính được sử dụng để phát hiện, giám sát, đánh giá, giảm thiểu và ngăn ngừa rủi ro. Bằng cách áp dụng quản trị rủi ro, các cơ sở khám chữa bệnh có thể bảo đảm sự an toàn cho bệnh nhân một cách chủ động và có hệ thống. Cũng như các tài sản, thị phần, sự công nhận, mức bồi hoàn, giá trị thương hiệu và vị thế cộng đồng của tổ chức.

Giá trị và mục đích của quản trị rủi ro trong các tổ chức y tế.

Việc triển khai quản trị rủi ro trong y tế trước kia chỉ đơn thuần tập trung vào vai trò quan trọng của sự an toàn của bệnh nhân. Và giảm thiểu các sai sót y tế gây ảnh hưởng đến khả năng đạt được sứ mệnh của tổ chức cũng như tránh khỏi trách nhiệm tài chính. Nhưng với vai trò ngày càng mở rộng của hệ thống công nghệ trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe thì lại gia tăng các mối lo ngại về an ninh mạng. Tốc độ phát triển nhanh chóng của khoa học y tế và môi trường luật pháp, chính trị luôn thay đổi của ngành, việc quản trị rủi ro trong y tế đã trở nên phức tạp hơn nhiều theo thời gian.

Vì những lý do này, các bệnh viện và cơ sở y tế đều đang mở rộng triển khai các chương trình quản trị rủi ro từ cách truyền thống đến ngày càng chủ động. Họ đang dần nhìn nhận rủi ro qua lăng kính rộng hơn nhiều trên hệ sinh thái chăm sóc sức khỏe.

Sự phát triển của quản trị rủi ro doanh nghiệp trong ngành y tế.

Để mở rộng vai trò của quản trị rủi ro trong toàn tổ chức, các bệnh viện và các cơ sở y tế đang áp dụng một cách tiếp cận toàn diện hơn được gọi là Quản trị rủi ro doanh nghiệp, hay ERM. ERM bao gồm các khía cạnh truyền thống của quản trị rủi ro bao gồm an toàn bệnh nhân & trách nhiệm y tế. Mở rộng chúng với cách tiếp cận “bức tranh toàn cảnh” đối với rủi ro trong toàn tổ chức.

 ERM bao gồm tám lĩnh vực về rủi ro như sau:

– Hoạt động vận hành
– An toàn y tế & an toàn bệnh nhân
– Chiến lược
– Tài chính
– Nguồn nhân lực
– Quy định pháp luật
– Công nghệ
– Các mối nguy hại liên quan đến cơ sở hạ tầng và môi trường.

Theo Hiệp hội Quản lý Rủi ro Chăm sóc Sức khỏe Hoa Kỳ (ASHRM), “Quản trị rủi ro doanh nghiệp trong y tế thúc đẩy một khuôn khổ toàn diện để đưa ra các quyết định đúng đắn nhằm tối ưu hóa các giá trị bảo vệ và tạo ra giá trị.”

ERM cũng nhấn mạnh việc sử dụng công nghệ để hỗ trợ trong việc giảm thiểu rủi ro tổ chức hoặc các bộ phận/ đơn vị kinh doanh bị mắc kẹt. Các công cụ phân tích dữ liệu được tối ưu hóa để hỗ trợ việc ra quyết định, sự gắn kết của các phòng ban, ưu tiên rủi ro và phân bổ nguồn lực.

Vai trò của nhà quản trị rủi ro trong y tế trở nên ngày càng quan trọng theo quá trình phát triển của phạm vi lĩnh vực. Các nhà quản lý rủi ro chủ động xác định rủi ro và dự báo những hậu quả tiềm ẩn cũng như những mối nguy hại. Họ cũng phát triển các kế hoạch ứng phó trong trường hợp rủi ro xảy ra trên thực tế. Mặt khác, để giảm thiểu rủi ro của tổ chức, họ phải có sự phản ứng kịp thời và thực hiện các kế hoạch ngăn chặn khi các tình huống bất lợi và không lường trước xảy ra.

Do tính chất năng động và nhiều khía cạnh của quản trị rủi ro trong y tế, vai trò của nhà quản trị sẽ không ngừng phát triển. Những vai trò ấy bao gồm giao tiếp với các bên liên quan, lập hồ sơ và báo cáo về rủi ro và các trường hợp bất lợi. Đồng thời tạo ra các quy trình, chính sách và thủ tục để ứng phó và quản lý những rủi ro tiềm ẩn. Ngoài ra, các nhà quản trị rủi ro phải liên tục theo dõi bối cảnh luôn thay đổi của chuỗi rủi ro trong ngành chăm sóc sức khỏe.

 

Các thành phần chính trong quy trình Tiến hành Quản trị rủi ro trong y tế.

Xác định rủi ro:

Vì quản trị rủi ro liên quan đến quản lý sự “không chắc chắn”, và những rủi ro mới có thể sẽ liên tục xuất hiện. Nên việc nhận ra tất cả các mối đe dọa mà một tổ chức y tế phải đối mặt là một thách thức không hề đơn giản. Tuy nhiên, thông qua việc sử dụng dữ liệu, kiến ​​thức về thể chế và ngành cũng như có sự quan sát tổng thể đối với các bên liên quan – bệnh nhân, nhân viên, quản trị viên. Các nhà quản trị rủi ro y tế  có thể phát hiện ra các mối đe dọa tiềm ẩn để kịp thời đưa ra phương án giải quyết.

 Định lượng & Ưu tiên Rủi ro:

Khi rủi ro đã được xác đinh, bước quan trọng tiếp theo là đánh giá được mức độ rủi ro để lập danh sách thứ tự ưu tiên, từ đó phân bổ nguồn lực cho phù hợp. Để thực hiện điều này, ma trận rủi ro cũng có thể được áp dụng để đưa ra cái nhìn bao quát hơn cho việc ra quyết định.

 Điều tra & Báo cáo Sự kiện “Sentinel”:

Sự cố đặc biệt nghiêm trọng (sentinel event) được hiểu là sự cố gây chết hoặc gây tổn thương nghiêm trọng về mặt thể chất / tinh thần không mong muốn hoặc không được tiên lượng trước cho người bệnh. Hay có thể dẫn đến những rủi ro khác từ các sự cố đó. Khi một sự kiện trọng điểm xảy ra, phản ứng nhanh chóng và điều tra kỹ lưỡng giúp giải quyết các vấn đề về an toàn cho bệnh nhân ngay lập tức và giảm nguy cơ gây hại trong tương lai. Hiệu quả của điều này còn phụ thuộc vào kế hoạch vạch ra cũng như sự minh bạch của các bên liên quan. Tất nhiên các sự kiện Sentinel không phải lúc nào cũng là kết quả của lỗi lầm từ nhân viên. Tuy nhiên, để đạt được sự minh bạch và đánh giá kỹ lưỡng đòi hỏi các tổ chức y tế phải thiết lập bầu không khí tôn trọng, tin cậy và hợp tác giữa nhân viên và ban lãnh đạo.

 Lập các báo cáo về sự cố:

Tùy thuộc vào quy định của các bên, các sự cố như phẫu thuật nhầm vị trí, chấn thương tại nơi làm việc, sai sót về thuốc, v.v. cần được ghi lại, mã hóa và báo cáo.

 Nắm bắt & Học hỏi từ những lần trước đó:

Khi tránh được những sai lầm hoặc sự kiện bất lợi do may mắn hay do sự can thiệp kịp thời, thì trường hợp “suýt nữa thì” sẽ xảy ra. Đây sẽ thường là cách tốt nhất để xác định và ngăn ngừa rủi ro. Các tổ chức y tế nên phát triển một văn hóa khuyến khích sự báo cáo để có thể thiết lập các biện pháp phòng ngừa và thực hành tốt nhất.

 Tư duy xa hơn điều được cho là hiển nhiên để phát hiện ra những rủi ro tiềm ẩn:

Có những hậu quả là điều hiển nhiên và dễ nhận biết, ví dụ như khi y tá đưa sai liều lượng thuốc cho bệnh nhân. Tuy nhiên mặt khác, có những hậu quả là tiềm ẩn và chỉ phát hiện ra thông qua phân tích và kiểm tra kỹ lưỡng. Ví dụ như ánh sáng kém có khiến các bác sĩ khó đọc được kết quả của bệnh nhân hay không? Các y tá có bị quá tải bởi số lượng bệnh nhân lớn hay không? V.v.

 Triển khai các mô hình phân tích cho điều tra sự cố:

Các bệnh viện thường sử dụng các mô hình phân tích sự cố để hiểu được các vấn đề tiềm ẩn cũng như nguyên nhân và mối quan hệ giữa các rủi ro. Ví dụ, tình trạng thiếu nhân lực và nhân viên kiệt sức thường dẫn đến sai sót y tế. Áp dụng các mô hình đã được thiết lập tốt sẽ nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro.

 Đầu tư vào Hệ thống Thông tin Quản lý Rủi ro (Robust Risk Management Information System-RMIS):

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều nền tảng cho phép lưu trữ dữ liệu và hỗ trợ quản trị rủi ro. Các hệ thống này cung cấp các công cụ để ghi lại sự cố, theo dõi rủi ro, xu hướng báo cáo, và đưa ra so sánh ngành. RMIS có thể nâng cao đáng kể việc quản lý rủi ro bằng cách cải thiện hiệu suất thông qua các hệ thống có sẵn và đáng tin cậy. Đồng thời giảm chi phí tổng thể bằng cách tự động hóa các công việc thường xuyên.

 

Lập kế hoạch quản trị rủi ro y tế

Kế hoạch quản trị rủi ro là điều tất yếu để các tổ chức y tế duy trì hoạt động của mình. Ban lãnh đạo bệnh viện và tất cả các trưởng khoa cần nhận thức và tham gia vào việc xây dựng và đánh giá kế hoạch ấy. Đối với mỗi tổ chức có quy mô khác nhau, kế hoạch xây dựng cụ thể cũng sẽ khác nhau, tuy nhiên chúng ta có thể có một số thành phần cơ bản sau:

Giáo dục & Đào tạo:

Kế hoạch quản lý rủi ro cần chi tiết hóa các yêu cầu đào tạo nhân viên, bao gồm định hướng nhân viên mới, đào tạo liên tục và tại chức, đánh giá hàng năm cũng như đào tạo theo các sự kiện cụ thể.

 Khiếu nại của Bệnh nhân & Gia đình:

Để thúc đẩy sự hài lòng của bệnh nhân và giảm khả năng kiện tụng, các thủ tục lập hồ sơ và phản hồi các khiếu nại của bệnh nhân và gia đình cần được mô tả trong Kế hoạch Quản lý Rủi ro. Thời gian phản hồi, trách nhiệm của nhân viên và các hành động theo quy định cần phải được trình bày rõ ràng và dễ hiểu.

 Mục đích, Mục tiêu & Chỉ số:

Kế hoạch quản lý rủi ro phải xác định rõ mục đích và những lợi ích sẽ đạt được từ kế hoạch đó. Các mục tiêu cụ thể để giảm các khiếu nại về trách nhiệm pháp lý, các sự kiện trọng điểm cũng phải được trình bày rõ ràng.

 Kế hoạch Truyền thông, giao tiếp: 

Ngoài việc các nhà quản trị rủi ro nên thúc đẩy một môi trường giao tiếp cởi mở và minh bạch, những thông tin liên quan đến việc truyền đạt, báo cáo cũng cần phải được đề cập trong kế hoạch quản trị rủi ro. Thêm vào đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra các lưu ý về “báo cáo ẩn danh” nếu cần thiết, và khuyến khích một môi trường làm việc “không đổ lỗi”.

 Kế hoạch dự phòng:

Các kế hoạch quản trị rủi ro cũng cần bao gồm việc chuẩn bị dự phòng cho các lỗi bất ngờ trên toàn hệ thống và các tình huống như hệ thống EHR bị trục trặc, vi phạm bảo mật và tấn công mạng.