TIẾT LỘ BỘ GIẢI PHÁP TỐI ƯU NGUỒN LỰC BỘ MÁY VẬN HÀNH BỆNH VIỆN PHÒNG KHÁM

Đại dịch Covid-19 đang diễn ra hết sức phức tạp và ngày càng trở nên trầm trọng. Ngoài mối nguy về sức khỏe đối với người dân thì virus corona cũng vận hành bệnh viện phòng khám (sau đây gọi là cơ sở y tế) đứng trước những thách thức sống – còn. Cũng góc nhìn giống như lãnh đạo/CEO, chúng tôi thấy cần phải tối ưu lại nguồn lực, hướng tới bộ máy tinh gọn, linh hoạt và hiệu quả.

Vậy các cơ sở y tế cần giải bài toán “tối ưu nguồn lực” như thế nào? Bắt đầu từ đâu?

Pmed Center – Trung tâm Tư vấn giải pháp tổng thể Y khoa gợi ý các giải pháp dành riêng cho các Lãnh đạo/CEO của bệnh viện/phòng khám

1. Thứ nhất, đánh giá lại nguồn lực và năng lực cạnh tranh ảnh hưởng đến vận hành bệnh viện phòng khám

Để vận hành bệnh viện phòng khám hiệu quả thì lãnh đạo cần phải phân tích chi tiết được điểm mạnh và điểm yếu, cơ hội và thách thức của cơ sở để từ đó ra quyết định phân bổ nguồn lực cho hợp lý. Hai câu hỏi quan trọng giúp nhà lãnh đạo soi sáng lối đi, đó là:

• Mô hình vận hành bệnh viện phòng khám hiện tại hoạt động có hiệu quả không?
• Những nguồn lực và năng lực nào quan trọng, điều ra sự khác biệt với các cơ sở khám chữa bệnh khác
  

Mô hình vận hành bệnh viện phòng khám sẽ quyết định rất lớn trong việc tối ưu nguồn lực bởi nó tác động đến toàn bộ hệ thống vận hành nội bộ cũng như định vị thương hiệu trên thị trường. Đây là thời điểm tốt nhất để chúng ta lựa chọn các mô hình tối ưu

• Mô hình vận hành bệnh viện phòng khám dẫn đầu về dịch vụ (the Product leader)
• Mô hình vận hành bệnh viện phòng khám dẫn đầu về trải nghiệm khách hàng (the Experience leader)
• Mô hình khám chữa bệnh lưu động cộng đồng (the health manager)
• Mô hình vận hành bệnh viện phòng khám xây dựng hệ sinh thái y tế – mô hình kết hợp ((the Integrator)

Về nguồn lực, phân tích nguồn lực bị động (Operand resources ) và nguồn lực chủ động (Operant resources). Nguồn lực bị động như là cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị, hệ thống thông tin, tín dụng… Nguồn lực chủ động là là văn hoá tổ chức, kỹ năng, tri thức, thương hiệu, năng lực cong người. Việc đánh giá giúp chúng ta phân bổ nguồn lực cho hợp lý

2. Thứ 2, cắt giảm nhân sự để tối ưu vận hành bệnh viện phòng khám

Đây dường như là giải pháp đầu tiên trong vận hành bệnh viện phòng khám mà chúng ta thường nghĩ tới khi đứng trước những khó khăn thách thức như hiện nay.

Tuy nhiên, đối với lĩnh vực đặc thù như y tế, chúng ta sẽ đối mặt với bài toán khó khác: chảy máu chất xám, rất khó tuyển dụng lại nhân sự tốt (hoặc phải bỏ ra chi phí đào tạo lại từ đầu cho nhân sự mới) khi mùa dịch trôi qua. Vì vậy, thay vì cắt giảm nhân sự, hãy tìm cách phát huy tối đa tiềm năng của các nhân sự sẵn có.

Đồng thời, phải tăng cường các biện pháp phòng ngừa dịch bệnh cho nhân viên. Nếu có nhân viên nhiễm bệnh, toàn bộ cơ sở khám chữa bệnh phải cách ly. Điều này khiến mọi kế hoạch “đối phó Covid-19” của chúng ta phá sản hoàn toàn.

Hãy trang bị cho họ kiến thức, kỹ năng cũng như đầy đủ các biện pháp bảo hộ như khẩu trang, nước rửa tay, dung dịch sát khuẩn, vệ sinh văn phòng…

 

3. Thứ 3, ứng dụng công nghệ để quản lý công việc và phát triển thương hiệu 

Thay vì phải dùng rất nhiều nhân lực vào quá trình khám chữa bệnh, quản lý thì lãnh đạo bệnh viện/phòng khám hãy quan tâm thực sự việc ứng dụng công nghệ để giảm chi phí vận hành, chi phí nhân sự và tiết kiệm tối đa thời gian lãng phí cho cách làm truyền thống. Ngoài Tele-health, ứng dụng công nghệ để quản lý công việc được các cơ sở y tế áp dụng ngày càng nhiều

Lãnh đạo có thể kiểm soát, quản lý và giao việc cho nhân sự một cách dễ dàng trên ứng dụng. Ngoài ra, các hình thức họp trực tuyến cũng được khuyến khích thực hiện, giúp việc chỉ đạo từ hiện trường không bị gián đoạn

Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ sẽ giúp cơ sở y tế quảng bá hình ảnh, thương hiệu từ đó thu hút khách hàng đến với phòng khám. Ngoài website, fanpages, facebook thì công nghệ CRM – chăm sóc khách hàng, đặc biệt bệnh nhân mãn tính sẽ giúp cơ sở y tế nâng tầm thương hiệu và mở rộng được kênh/thị trường mới cho mùa covid 19 này

4. Thứ 4, tối ưu hoá chi phí vận hành, tối ưu hóa quy trình

Trong lĩnh vực y tế, các chi phí nguyên vật tư tiêu hao, máy in, mực in, giấy, điện nước… mới nhìn có vẻ như là vụn vặt không tốn kém nếu so với quỹ lương, nhưng thực tế nó lại tốn một khoản chi phí khá lớn, giảm trực tiếp vào lợi nhuận. Hay như vấn đề về vật tư, tồn kho dược cũng vậy, rất nhiều mô hình vận hành bệnh viện phòng khám mất kiểm soát hoặc đang xem nhẹ.

Có bốn giải pháp chính Pmed Center đưa ra để áp dụng:

• Kiểm soát chi phí thông qua hệ thống vận hành nội bộ như Phòng kế toán, phòng Kế hoạch tổng hợp bằng các báo cáo quản trị, bằng các cuộc họp tuần định kỳ cố định, trong đó tập trung vào gia hạn các khoản phải trả một cách thông minh, chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi, quản lý và xử lý nhanh các khoản phải thu tận dụng tối đa các quy định hỗ trợ từ nhà nước…
• Cải tiến quy trình trong công việc (process management) và quản trị lâm sàng (clinical management): Thiết kế và chuẩn hóa các quy trình dịch vụ và các quy trình chuyên môn. Hệ thống các quy trình làm việc hiệu quả được chuẩn hóa là một tài sản trí thức về quản lý và chuyên môn của một bệnh viện. Nó cần được xây dựng, hệ thống và kế thừa.
• Triển khai 5S tại các khoa trọng yếu: cấp cứu, ICU, dược, xét nghiệm, phòng mổ

5S là nền tảng năng suất chất lượng của Nhật Bản. Người Nhật không cường điệu về 5 chữ S thoạt nghe qua rất đơn giản này. Nhưng mà không dể làm được

5S ngăn chặn sự xuống cấp của cơ sở hạ tầng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị vật tư hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn

5S là hình trình xây dựng những thói quen đúng cho 1 NHÓM người làm việc chung. Và từ đó ngăn chặn được sai sót do sự mất tập trung của một ai đó trong nhóm gây ra. Những khu vực thường xảy ra sai sót do mất tập trung là những nơi cần ưu tiên triển khai 5S.

• Cải tiến và tối ưu về tồn kho cho dược:

Chi phí tồn kho là một chi phí đáng kể trong hoạt động của bệnh viện/phòng khám. Cho dù bệnh viện có vay mượn hay mua nợ… tất cả điều được cơ cấu vào chi phí bán. Thiếu hụt vật tư càng nghiêm trọng hơn. Do đó bài toán dự trữ thuốc và vật tư y tế là một dạng mô hình toán tối ưu, đi tìm lượng dự trữ tối ưu sao cho có tối ưu về chi phí. Chúng tôi đã chạy thử vài bộ dữ liệu tại các bệnh viện và thấy các mô hình toán mà chúng tôi xây dựng là có hiệu quả. Giúp các bệnh viện giảm đáng kể chi phí này.Giảm được chi phí tồn kho, tức là tăng được vốn lưu động, tức là có nhiều tiền hơn để đầu tư việc khác.

5. Thứ 5, trang bị kỹ năng mềm cho các vị trí quản lý cấp trung

Bên cạnh những khó khăn, thách thức gây ra cho các cơ sở y tế, Covid 19 cũng là cơ hội để các cơ sở y tế rà soát tổng thể toàn bộ hệ thống, tối ưu hoá lại nguồn lực, trong đó nguồn lực con người là phải tối ưu nhanh nhất. Việc nâng cao kiến thức, kỹ năng cho nhân sự, đặc biệt cho đội ngũ quản lý cấp trung (Ban lãnh đạo, Trưởng/phó khoa phòng) là vô cùng quan trọng.

Đặc thù nhân sự quản lý trong lĩnh vực y tế với tỷ trọng không nhỏ là phát triển lên từ chuyên môn, từ kinh nghiệm lâu năm, nên có thể chưa được trang bị đầy đủ công cụ, phương pháp quản lý. Một số người dành phần lớn thời gian trong ngày cho công tác chuyên môn khám chữa bệnh mà chưa dành đủ thời gian cho công tác quản lý, kiểm soát, đào tạo chia sẻ cho cấp dưới, dẫn đến thực trạng làm theo thói quen, thiếu động lực làm việc và thiếu hiệu quả.

Các khóa học về kỹ năng, trước hết, nên được xây dựng dựa trên nền tảng của Tâm lý học và am hiểu đặc thù lĩnh vực Y khoa. Việc lựa chọn giảng viên cũng nên cân nhắc lựa chọn các đơn vị có hiểu biết trong lĩnh vực y tế thay vì kiến thức chung chung mà không ứng dụng được nhiều khi triển khai thực tế.

Trong tình hình dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp, các cơ sở y tế có thể cân nhắc giải pháp đào tạo online, vừa đảm bảo công tác chống dịch theo quy định của Chính Phủ, vừa hiệu quả trong bối cảnh các nhân sự phải làm việc ở nhà, giảm thiểu thời gian “rảnh rỗi” không hiệu quả để nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự, từ đó góp phần giúp bệnh viện/phòng khám phát triển bền vững

Pmed Center trực thuộc Công ty Cổ phần Ppower Media, đang là đơn vị tiên phong ở Việt Nam cung cấp giải pháp phát triển tổng thể cho các bệnh viện/phòng khám.

Sớm nhìn ra khó khăn, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng các Lãnh đạo/CEO các cơ sở y tế vượt bão.

Dự án: “Tối ưu nguồn lực các cơ sở y tế giai đoạn covid 19” sẽ được cố vấn thông qua hệ thống online. Bao gồm:

• Khảo sát/Coaching 1-1 với Lãnh đạo/CEO, bắt bệnh và tư vấn đề xuất giải pháp cho từng cơ sở riêng biệt về “Tối ưu nguồn lực mùa dịch covid 19”
• Tư vấn mô hình vận hành và hệ thống kiểm soát nội bộ
• Tư vấn, chuyển giao quy trình vận hành bài bản (Bệnh viện, Phòng khám đa khoa, Phòng khám chuyên khoa)
• Đào tạo, phát triển đội ngũ quản lý cấp trung (Trưởng/phó Khoa phòng)
• Tư vấn dịch vụ, bảng giá dịch vụ và triển khai hoạt động Marketing – Truyền thông

Với sự am hiểu sâu sắc lĩnh vực Y khoa, chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bệnh viện phòng khám đạt được mục tiêu bộ máy vận hành bài bản và kiểm soát tốt giai đoạn Covid 19.

Pmed Center đã song hành với hơn 50 bệnh viện phòng khám lớn trong việc tối ưu nguồn lực và phát triển kinh doanh. Không để bối cảnh 2021 cản trở, chúng tôi tiếp tục trong vài trò cố vấn đem lại hiệu quả cho các cơ sở y tế.

1. 8 Nguyên tắc vàng để quản lý dòng tiền Bệnh viện hiêu quả nhất
2. “Storytelling” – Phương pháp marketing trong ngành y tế chạm đến trái tim bệnh nhân